Filtros de tareas y recursos

Hay ocasiones en las que puede ser conveniente ver sólo un tipo determinado de datos del proyecto. Por ejemplo, tal vez desee ver solamente los hitos (hito: punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. También puede marcar cualquier otra tarea de cualquier duración como hito.) del proyecto o las tareas que no han comenzado. Si el proyecto tiene muchas tareas e implica muchos recursos, los filtros pueden ser útiles para ver un conjunto específico de datos. Los filtros permiten mostrar sólo la información que le interesa y ocultar el resto.

La selección de un filtro no elimina la información del proyecto, sólo la oculta. Asimismo, cuando se aplica un filtro, los datos no se vuelven a calcular en función de los elementos filtrados. Por ejemplo, si ha asignado una tarea de un día a María y a Arturo y, a continuación, aplica un filtro a las tareas asignadas a María, se mostrará la tarea de un día, pero el valor de trabajo de la tarea será 16 horas y no sólo las 8 horas asignadas a María.

Autofiltros

Además de los filtros estándar, Office Project 2007 proporciona autofiltros, visibles en cualquier vista de hoja (hoja: representación similar a una hoja de cálculo [en filas y columnas] de la información sobre tareas o recursos. Cada fila especifica una tarea o recurso individuales. Cada columna [campo] especifica un tipo de información, como fechas de comienzo o tasas estándar.). Cada campo (campo: ubicación en una hoja, un formulario o un gráfico que contiene un determinado tipo de información acerca de una tarea, un recurso o una asignación. Por ejemplo, cada columna de una hoja es un campo. En un formulario, un campo es un cuadro con nombre o un lugar en una columna.) de una vista de hoja tiene su propio autofiltro. En el ejemplo siguiente se muestra el campo Nombre de la tarea con autofiltros activados, identificados por la flecha que aparece en el encabezado de la columna.

De forma predeterminada, los autofiltros están desactivados cuando se abre Office Project 2007, pero puede activarlos cuando cree un nuevo proyecto o en cualquier momento durante el proyecto actual. Al hacer clic en un autofiltro, Office Project 2007 sólo muestra las tareas y los recursos que coinciden con los criterios (criterios: en un filtro, instrucciones que especifican las tareas o los recursos que deberían mostrarse cuando se aplica el filtro. Por ejemplo, el criterio para el filtro Tareas completas es cualquier tarea que esté terminada al 100 por ciento.) del autofiltro seleccionado. La selección de un autofiltro no elimina la información del proyecto, sino que la filtra en la vista.

Suponga que está revisando las tareas del proyecto y sólo desea ver aquéllas que requieren para su ejecución más de una semana. Active los autofiltros haciendo clic en Autofiltro , haga clic en la flecha de autofiltro del campo Duración y, a continuación, haga clic en > 1 semana. Project muestra ahora sólo las tareas que requerirán más de una semana para su realización. (Observe que el encabezado de columna del campo Duración aparece resaltado en azul, lo que indica que se está utilizando un autofiltro).

Puede restringir aún más la información seleccionando autofiltros en varios campos. Por ejemplo, si define el autofiltro del campo Duración en un valor mayor que una semana y define un autofiltro en el campo Nombre del recurso en una determinada persona, sólo verá las tareas asignadas a esa persona que requieren más de una semana para su finalización.

Hay dos filtros comunes al autofiltro de todos los campos: Todo y Personalizado. Al hacer clic en Todo (valor predeterminado), quitará todos los criterios de filtro de ese campo. Al hacer clic en Personalizado, creará su propio filtro para ese campo.

Todos los demás autofiltros salvo Todo y Personalizado varían considerablemente de un campo a otro. Por ejemplo, al hacer clic en la flecha Autofiltro del campo Nombre del recurso, verá una lista de todos los recursos del proyecto actual. Sin embargo, al hacer clic en la flecha de autofiltro del campo Duración, verá una lista de duraciones comunes además de todas las duraciones que Office Project 2007 detecta en el proyecto (incluidas las que tienen decimales, como 2,33 días).

Puede aplicar hasta dos condiciones a un campo mediante un autofiltro. Si necesita aplicar tres o más condiciones a un campo, utilice valores calculados como criterios, copie los registros en otra ubicación o utilice un filtro de tareas o recursos.

Todos los proyectos están expuestos a problemas y riesgos. Un riesgo es un suceso o una situación que puede afectar negativamente a un proyecto si llega a producirse. Por el contrario, los problemas son sucesos que ya han ocurrido. Los riesgos pueden convertirse en problemas si no se tratan correctamente. Identificar, analizar y resolver activamente los problemas y riesgos de un proyecto puede contribuir a que el proyecto termine sati

Ver los problemas o riesgos del proyecto

Para ver los problemas y riesgos asociados al proyecto actual, siga este procedimiento:

1. En el menú Colaborar, haga clic en Problemas o en Riesgos.
   

   Se muestran todos los problemas o riesgos del proyecto actual que están activos, aplazados o cerrados en la página Problemas o Riesgos.

   
   

   Sugerencia Para filtrar la lista de problemas o riesgos, haga clic en Ver y, a continuación, seleccione un filtro. Seleccione Todos los elementos para ver todos los problemas o riesgos.

   
   


2. Para ver más información sobre un problema o riesgo, haga clic en su nombre.

Crear o modificar un problema

1. En el menú Colaborar, haga clic en Problemas.


2. En la página Problemas, siga uno de estos procedimientos:
   
   
   
   • Para crear un nuevo problema, haga clic en Nuevo y luego en Nuevo elemento.
   
   
   • Para modificar un problema, elija el problema para que aparezca una flecha , haga clic en la flecha y luego en Editar elemento.
   
   
   
   


3. En la sección Título, escriba el título del problema.


4. En la sección Propietario, haga clic en Examinar para utilizar el servicio del proveedor de pertenencia usado por la organización para la autenticación, con el fin de buscar un usuario que pueda hacerse cargo del problema.
   

   Nota Si prefiere escribir el nombre del usuario, haga clic en Comprobar nombres para determinar si el usuario forma parte del servicio del proveedor de pertenencia de la organización.

   
   


5. En la sección Asignado a, escriba un nombre o busque a la persona que se hará cargo de resolver el problema.


6. En la sección Estado, haga clic en el estado del problema.


7. En la sección Categoría, haga clic en un número de categoría para agrupar problemas similares.


8. En la sección Prioridad, haga clic en una prioridad para indicar la importancia relativa de este problema comparada con otros problemas del proyecto.


9. En la sección Fecha de vencimiento, escriba la fecha y la hora a la que debe resolverse el problema.
   

   Sugerencia Utilice el selector de fecha para especificar rápidamente una fecha.

   
   


10. En la sección Discusión, escriba una descripción del problema u otra información relevante para comprender y resolver el problema.


11. En la sección Resolución, escriba cómo puede resolverse el problema.


12. Haga clic en Aceptar para guardar el problema y volver a la página Problemas. El problema se agrega a la lista de problemas asociados al proyecto.

Crear o modificar un riesgo

1. En el menú Colaborar, haga clic en Riesgos.


2. En la página Riesgos, siga uno de estos procedimientos:
   
   
   
   • Para crear un nuevo riesgo, haga clic en Nuevo y luego en Nuevo elemento.
   
   
   • Para modificar un riesgo, elija el riesgo para que aparezca una flecha , haga clic en la flecha y luego en Editar elemento.
   
   
   
   


3. En la sección Título, escriba el título del riesgo.


4. En la sección Propietario, haga clic en Examinar para utilizar el servicio del proveedor de pertenencia empleado por la organización para la autenticación, con el fin de buscar un usuario que pueda hacerse cargo del riesgo.
   

   Nota Si prefiere escribir el nombre del usuario, haga clic en Comprobar nombres para determinar si el usuario forma parte del servicio del proveedor de pertenencia de la organización.

   
   


5. En la sección Asignado a, escriba un nombre o busque a la persona que se hará cargo de mitigar o controlar el riesgo.


6. En la sección Estado, haga clic en el estado del riesgo.


7. En la sección Categoría, haga clic en un número de categoría para agrupar riesgos similares.


8. En la sección Fecha de vencimiento, escriba la fecha y la hora a la que debe resolverse el riesgo.
   

   Sugerencia Utilice el selector de fecha para especificar rápidamente una fecha.

   
   


9. En la sección Probabilidad, escriba un valor de porcentaje que represente la probabilidad de que se produzca el riesgo.


10. En la sección Impacto, escriba un valor comprendido entre 1 y 10 que represente la gravedad del impacto, siendo 10 la máxima gravedad. Posteriormente, podrá buscar riesgos que, por ejemplo, tengan un impacto mayor que 5.


11. En la sección Costo, escriba un valor (sin el símbolo de moneda) que represente el impacto financiero del riesgo.


12. En la sección Descripción, escriba una descripción del riesgo.


13. En la sección Plan de minimización, escriba una descripción del plan que el director del proyecto puede emplear para reducir o eliminar la probabilidad del riesgo, el impacto del mismo o ambas cosas.


14. En la sección Plan de contingencia, escriba una descripción de un plan alternativo que pueda ayudar a reducir el impacto del riesgo.


15. En la sección Descripción del desencadenador, escriba una descripción del factor que puede causar que el riesgo llegue a producirse.


16. En la sección Desencadenador, especifique la situación que activa el factor desencadenante. Seleccione uno de los tres valores.
    

    Para especificar un valor que desencadene el plan de contingencia distinto de los proporcionados en la lista de desencadenadores, seleccione Escriba su propio valor y, a continuación, escriba o modifique el valor.

    
    


17. Haga clic en Aceptar para guardar el riesgo y volver a la página Riesgos. El riesgo se agrega a la lista de riesgos asociados al proyecto.

Vincular problemas o riesgos a otros problemas, riesgos, bibliotecas de documentos o tareas

1. En el menú Colaborar, haga clic en Problemas o en Riesgos.


2. En la página Problemas o en la página Riesgos, elija un problema o riesgo existente para que aparezca una flecha , haga clic en la flecha y luego en Editar elemento.


3. Haga clic en Vincular elementos.


4. En la primera lista situada en la parte superior del cuadro de diálogo, haga clic en la biblioteca de documentos, problema, riesgo o tarea a la que desea vincular el problema o riesgo actual.


5. En la segunda lista, haga clic en el elemento correspondiente.
   

   En el cuadro de diálogo se muestran los problemas, riesgos, bibliotecas de documentos o tareas que ha seleccionado en las dos listas de la parte superior del cuadro de diálogo.

   
   


6. Active la casilla de verificación Vínculo de cada problema o riesgo que desea vincular. Puede seleccionar varios problemas o riesgos.


7. Haga clic en Aceptar.

En la página Problemas o en la página Riesgos se muestra el elemento vinculado en la sección Vínculos.

Nota Si elimina un problema o riesgo y luego intenta recuperarlo de la papelera de reciclaje, no se podrán recuperar los vínculos a otros problemas, tareas o bibliotecas de documentos.

• ¿Cuántas personas se requerirá para hacer el proyecto?
• ¿El presupuesto es muy ajustado?
• ¿Hay tareas que dependen de la realización de otras?
• ¿Hay tareas que se pueden hacer en paralelo?
• ¿Con qué restricciones nos podemos encontrar para la realización del proyecto?
• Hay que identificar costes, fechas límites, qué personas son las que aprobarán el proyecto.
• Y por supuesto el objetivo

Microsoft Project tiene como objetivo facilitar la gestión de proyetos. Suponemos que ya se tienen nocionessobre la gestión de proyectos.

Con este tutorial pretendo que el lector aprenda a crear un plan, realizar elseguimiento del proyecto, como cerrar el proyecto y comunicar los resultados.

Fases del Proyecto

Iniciar el Proyecto

En esta fase se deben definir los objetivos del proyecto, es decir, que todos los implicados en el mismo tengan claro lo se espera de él. También en esta fase se deben de aprobar los recursos necesarios, cuando es estarán disponibles estos recursos para poder empezar, si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas o de los resultados de otros departamentos, también aquí se estimará la duración de las tareas, fecha límite, los factores de riesgo, fases de la que constará el proyecto, hitos de cada fase del proyecto, tareas necesarias para completar cada fase del proyecto, y un plan de adecuación (de emergencia ) de cambios si diera el caso, para que cada participante supiera que tiene que hacer en caso de un cambio en las prioridades o de tareas y por supuesto no podemos olvidarnos del presupuestos y de los costos del proyecto.

Una vez que ya tenemos claro el objetivo del proyecto, las distintas fases del proyecto y los hitos empezamos a utilizar Microsoft Project.

Creamos un proyecto nuevo, para ello nos vamos al menú “Archivo -> Nuevo” y obtenemos una pantalla como la siguiente:

Nos vamos al menú “Proyecto -> Información del proyecto” y obtenemos la siguiente pantalla:

Aquí podremos seleccionar la fecha de comienzo del proyecto, la fecha de fin y como vamos a programar la gestión de nuestro proyecto y que calendario vamos a utilizar. Ahora es recomendable poner información a nuestro proyecto, que posteriormente pudiéramos necesitar.

Por defecto nos viene un calendario estándar con el que trabajar, pero si necesitamos cambiar este calendario, qué días son laborales, modificar el estado de las vacaciones, etc.. podemos modificarle desde la vista “Diagrama de Gantt”, en el menú “Herramientas -> Cambiar calendario laboral...”, obtenemos la siguiente pantalla:

Hasta aquí ya hemos configurado el proyecto, ahora necesitamos introducir las tareas necesarias y sus duraciones para completar el proyecto y que cumpla con el objetivo establecido.

Creación de una tarea

Para la creación de una tarea y su duración debemos seguir los siguientes pasos:

• Debemos situarnos en la vista “Diagrama de Gantt”.
• En el campo nombre de tarea, escribimos el nombre de tarea y pulsamos la tecla TAB.
• Estamos en el campo duración, pues escribimos lo que va a durar la tarea, meses, semanas, días, minutos, etc.. y pulsamos la tecla Enter
• Si queremos explicar con más detalle lo que hace la tarea podemos insertar una nota, nos situamos sobre la tarea y pulsamos el botón “Notas de Tareas”, y escribimos la información en al cuadro de notas.

Si queremos crear un hito, tarea que se utiliza para definir eventos en el transcurso del proyecto, como puede ser la finalización de alguna de las fases del proyecto, escribimos la tarea y en el campo duración escribimos 0d.

Las tareas pueden ser dependientes unas de otras, para crear una tarea dependiente, seleccionamos las tareas que queremos que sean dependiente y su son subyacentes con teniendo la tecla MAYUS seleccionamos las tareas y pulsamos sobre el botón “Vincular Tareas”, y si las tareas no son adyacentes pues utilizamos la tecla CTRL. Para seleccionarlas.

Y luego si pulsamos doble clic sobre la flecha nos aparece esta pantalla para mostrar el orden.

Asignación de recursos y costes

Se suele asignar recursos a las tareas para llevar el seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por personas y equipamiento asignados (salas, ordenadores, etc.) a tareas o controlar los materiales utilizados, y para llevar un control de los costes de los recursos.

Existen dos tipos de recursos: Trabajo (personas o equipamiento), Material (que se consume durante el proyecto).

Para crear una lista de recursos vamos al menú “Ver -> Hoja de recursos”.

En el menú ver escogemos Tabla y hacemos clic en Entrada.

En el campo nombre del recurso vamos escribiendo los nombres de los recursos que vamos a tener.

Escogemos el Tipo (Trabajo, Material).

Si queremos asignar grupos de usuarios,debajo del campo Grupo, asignamos el recurso a un grupo.

En los siguientes campos podemos asignar los costes a los recursos, que serán los que darán el coste al proyecto.

Para ver el coste total del proyecto nos vamos al menún “Proyecto -> Información del proyecto...” y pulsamos el botón Estadísticas.