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Projecto 2007: Obtener información sobre los filtros

2008-11-16T17:00:00.000-08:00

Office Project 2007 proporciona dos métodos para filtrar los datos del proyecto. Puede filtrar las vistas de tareas y recursos mediante filtros predefinidos o personalizados, o puede activar los autofiltros (AutoFiltro: modo de filtrar la información de un campo [columna]. De forma predeterminada, los AutoFiltros están desactivados, pero se pueden activar al hacer clic en AutoFiltro. La selección de un filtro no elimina la información del proyecto; sólo la oculta.), que permiten filtrar rápidamente columnas en una vista (vista: combinación de una o más vistas [Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.] y, si procede, una tabla y un filtro. Utilice las vistas para trabajar con información en distintos formatos. Existen tres tipos de vistas: diagramas o gráficos, hojas y formularios.).

Filtros de tareas y recursos

Hay ocasiones en las que puede ser conveniente ver sólo un tipo determinado de datos del proyecto. Por ejemplo, tal vez desee ver solamente los hitos (hito: punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. También puede marcar cualquier otra tarea de cualquier duración como hito.) del proyecto o las tareas que no han comenzado. Si el proyecto tiene muchas tareas e implica muchos recursos, los filtros pueden ser útiles para ver un conjunto específico de datos. Los filtros permiten mostrar sólo la información que le interesa y ocultar el resto.

La selección de un filtro no elimina la información del proyecto, sólo la oculta. Asimismo, cuando se aplica un filtro, los datos no se vuelven a calcular en función de los elementos filtrados. Por ejemplo, si ha asignado una tarea de un día a María y a Arturo y, a continuación, aplica un filtro a las tareas asignadas a María, se mostrará la tarea de un día, pero el valor de trabajo de la tarea será 16 horas y no sólo las 8 horas asignadas a María.

Autofiltros

Además de los filtros estándar, Office Project 2007 proporciona autofiltros, visibles en cualquier vista de hoja (hoja: representación similar a una hoja de cálculo [en filas y columnas] de la información sobre tareas o recursos. Cada fila especifica una tarea o recurso individuales. Cada columna [campo] especifica un tipo de información, como fechas de comienzo o tasas estándar.). Cada campo (campo: ubicación en una hoja, un formulario o un gráfico que contiene un determinado tipo de información acerca de una tarea, un recurso o una asignación. Por ejemplo, cada columna de una hoja es un campo. En un formulario, un campo es un cuadro con nombre o un lugar en una columna.) de una vista de hoja tiene su propio autofiltro. En el ejemplo siguiente se muestra el campo Nombre de la tarea con autofiltros activados, identificados por la flecha que aparece en el encabezado de la columna.

De forma predeterminada, los autofiltros están desactivados cuando se abre Office Project 2007, pero puede activarlos cuando cree un nuevo proyecto o en cualquier momento durante el proyecto actual. Al hacer clic en un autofiltro, Office Project 2007 sólo muestra las tareas y los recursos que coinciden con los criterios (criterios: en un filtro, instrucciones que especifican las tareas o los recursos que deberían mostrarse cuando se aplica el filtro. Por ejemplo, el criterio para el filtro Tareas completas es cualquier tarea que esté terminada al 100 por ciento.) del autofiltro seleccionado. La selección de un autofiltro no elimina la información del proyecto, sino que la filtra en la vista.

Suponga que está revisando las tareas del proyecto y sólo desea ver aquéllas que requieren para su ejecución más de una semana. Active los autofiltros haciendo clic en Autofiltro , haga clic en la flecha de autofiltro del campo Duración y, a continuación, haga clic en > 1 semana. Project muestra ahora sólo las tareas que requerirán más de una semana para su realización. (Observe que el encabezado de columna del campo Duración aparece resaltado en azul, lo que indica que se está utilizando un autofiltro).

Puede restringir aún más la información seleccionando autofiltros en varios campos. Por ejemplo, si define el autofiltro del campo Duración en un valor mayor que una semana y define un autofiltro en el campo Nombre del recurso en una determinada persona, sólo verá las tareas asignadas a esa persona que requieren más de una semana para su finalización.

Hay dos filtros comunes al autofiltro de todos los campos: Todo y Personalizado. Al hacer clic en Todo (valor predeterminado), quitará todos los criterios de filtro de ese campo. Al hacer clic en Personalizado, creará su propio filtro para ese campo.

Todos los demás autofiltros salvo Todo y Personalizado varían considerablemente de un campo a otro. Por ejemplo, al hacer clic en la flecha Autofiltro del campo Nombre del recurso, verá una lista de todos los recursos del proyecto actual. Sin embargo, al hacer clic en la flecha de autofiltro del campo Duración, verá una lista de duraciones comunes además de todas las duraciones que Office Project 2007 detecta en el proyecto (incluidas las que tienen decimales, como 2,33 días).

Puede aplicar hasta dos condiciones a un campo mediante un autofiltro. Si necesita aplicar tres o más condiciones a un campo, utilice valores calculados como criterios, copie los registros en otra ubicación o utilice un filtro de tareas o recursos.

Ver y modificar los problemas y riesgos de un proyecto

2008-11-06T17:13:00.000-08:00

Todos los proyectos están expuestos a problemas y riesgos. Un riesgo es un suceso o una situación que puede afectar negativamente a un proyecto si llega a producirse. Por el contrario, los problemas son sucesos que ya han ocurrido. Los riesgos pueden convertirse en problemas si no se tratan correctamente. Identificar, analizar y resolver activamente los problemas y riesgos de un proyecto puede contribuir a que el proyecto termine sati

Ver los problemas o riesgos del proyecto

Para ver los problemas y riesgos asociados al proyecto actual, siga este procedimiento:

En el menú Colaborar, haga clic en Problemas o en Riesgos.

Se muestran todos los problemas o riesgos del proyecto actual que están activos, aplazados o cerrados en la página Problemas o Riesgos.

Sugerencia Para filtrar la lista de problemas o riesgos, haga clic en Ver y, a continuación, seleccione un filtro. Seleccione Todos los elementos para ver todos los problemas o riesgos.

Para ver más información sobre un problema o riesgo, haga clic en su nombre.

Crear o modificar un problema

En el menú Colaborar, haga clic en Problemas.

En la página Problemas, siga uno de estos procedimientos:
- Para crear un nuevo problema, haga clic en Nuevo y luego en Nuevo elemento.
- Para modificar un problema, elija el problema para que aparezca una flecha , haga clic en la flecha y luego en Editar elemento.

En la sección Título, escriba el título del problema.

En la sección Propietario, haga clic en Examinar para utilizar el servicio del proveedor de pertenencia usado por la organización para la autenticación, con el fin de buscar un usuario que pueda hacerse cargo del problema.

Nota Si prefiere escribir el nombre del usuario, haga clic en Comprobar nombres para determinar si el usuario forma parte del servicio del proveedor de pertenencia de la organización.

En la sección Asignado a, escriba un nombre o busque a la persona que se hará cargo de resolver el problema.

En la sección Estado, haga clic en el estado del problema.

En la sección Categoría, haga clic en un número de categoría para agrupar problemas similares.

En la sección Prioridad, haga clic en una prioridad para indicar la importancia relativa de este problema comparada con otros problemas del proyecto.

En la sección Fecha de vencimiento, escriba la fecha y la hora a la que debe resolverse el problema.

Sugerencia Utilice el selector de fecha para especificar rápidamente una fecha.

En la sección Discusión, escriba una descripción del problema u otra información relevante para comprender y resolver el problema.

En la sección Resolución, escriba cómo puede resolverse el problema.

Haga clic en Aceptar para guardar el problema y volver a la página Problemas. El problema se agrega a la lista de problemas asociados al proyecto.

Crear o modificar un riesgo

En el menú Colaborar, haga clic en Riesgos.

En la página Riesgos, siga uno de estos procedimientos:
- Para crear un nuevo riesgo, haga clic en Nuevo y luego en Nuevo elemento.
- Para modificar un riesgo, elija el riesgo para que aparezca una flecha , haga clic en la flecha y luego en Editar elemento.

En la sección Título, escriba el título del riesgo.

En la sección Propietario, haga clic en Examinar para utilizar el servicio del proveedor de pertenencia empleado por la organización para la autenticación, con el fin de buscar un usuario que pueda hacerse cargo del riesgo.

Nota Si prefiere escribir el nombre del usuario, haga clic en Comprobar nombres para determinar si el usuario forma parte del servicio del proveedor de pertenencia de la organización.

En la sección Asignado a, escriba un nombre o busque a la persona que se hará cargo de mitigar o controlar el riesgo.

En la sección Estado, haga clic en el estado del riesgo.

En la sección Categoría, haga clic en un número de categoría para agrupar riesgos similares.

En la sección Fecha de vencimiento, escriba la fecha y la hora a la que debe resolverse el riesgo.

Sugerencia Utilice el selector de fecha para especificar rápidamente una fecha.

En la sección Probabilidad, escriba un valor de porcentaje que represente la probabilidad de que se produzca el riesgo.

En la sección Impacto, escriba un valor comprendido entre 1 y 10 que represente la gravedad del impacto, siendo 10 la máxima gravedad. Posteriormente, podrá buscar riesgos que, por ejemplo, tengan un impacto mayor que 5.

En la sección Costo, escriba un valor (sin el símbolo de moneda) que represente el impacto financiero del riesgo.

En la sección Descripción, escriba una descripción del riesgo.

En la sección Plan de minimización, escriba una descripción del plan que el director del proyecto puede emplear para reducir o eliminar la probabilidad del riesgo, el impacto del mismo o ambas cosas.

En la sección Plan de contingencia, escriba una descripción de un plan alternativo que pueda ayudar a reducir el impacto del riesgo.

En la sección Descripción del desencadenador, escriba una descripción del factor que puede causar que el riesgo llegue a producirse.

En la sección Desencadenador, especifique la situación que activa el factor desencadenante. Seleccione uno de los tres valores.

Para especificar un valor que desencadene el plan de contingencia distinto de los proporcionados en la lista de desencadenadores, seleccione Escriba su propio valor y, a continuación, escriba o modifique el valor.

Haga clic en Aceptar para guardar el riesgo y volver a la página Riesgos. El riesgo se agrega a la lista de riesgos asociados al proyecto.

Vincular problemas o riesgos a otros problemas, riesgos, bibliotecas de documentos o tareas

En el menú Colaborar, haga clic en Problemas o en Riesgos.

En la página Problemas o en la página Riesgos, elija un problema o riesgo existente para que aparezca una flecha , haga clic en la flecha y luego en Editar elemento.

Haga clic en Vincular elementos.

En la primera lista situada en la parte superior del cuadro de diálogo, haga clic en la biblioteca de documentos, problema, riesgo o tarea a la que desea vincular el problema o riesgo actual.

En la segunda lista, haga clic en el elemento correspondiente.

En el cuadro de diálogo se muestran los problemas, riesgos, bibliotecas de documentos o tareas que ha seleccionado en las dos listas de la parte superior del cuadro de diálogo.

Active la casilla de verificación Vínculo de cada problema o riesgo que desea vincular. Puede seleccionar varios problemas o riesgos.

Haga clic en Aceptar.

En la página Problemas o en la página Riesgos se muestra el elemento vinculado en la sección Vínculos.

Nota Si elimina un problema o riesgo y luego intenta recuperarlo de la papelera de reciclaje, no se podrán recuperar los vínculos a otros problemas, tareas o bibliotecas de documentos.

Realizar Proyectos con Microsoft Project

2008-11-03T10:56:00.000-08:00

Antes de empezar a utilizar Microsoft Project, creo conviente tener en cuenta las siguientes condicionesiniciales antes de abordar cualquier proyecto.

¿Cuántas personas se requerirá para hacer el proyecto?
¿El presupuesto es muy ajustado?
¿Hay tareas que dependen de la realización de otras?
¿Hay tareas que se pueden hacer en paralelo?
¿Con qué restricciones nos podemos encontrar para la realización del proyecto?
Hay que identificar costes, fechas límites, qué personas son las que aprobarán el proyecto.
Y por supuesto el objetivo

Microsoft Project tiene como objetivo facilitar la gestión de proyetos. Suponemos que ya se tienen nocionessobre la gestión de proyectos.

Con este tutorial pretendo que el lector aprenda a crear un plan, realizar elseguimiento del proyecto, como cerrar el proyecto y comunicar los resultados.

Fases del Proyecto

Iniciar el Proyecto

En esta fase se deben definir los objetivos del proyecto, es decir, que todos los implicados en el mismo tengan claro lo se espera de él. También en esta fase se deben de aprobar los recursos necesarios, cuando es estarán disponibles estos recursos para poder empezar, si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas o de los resultados de otros departamentos, también aquí se estimará la duración de las tareas, fecha límite, los factores de riesgo, fases de la que constará el proyecto, hitos de cada fase del proyecto, tareas necesarias para completar cada fase del proyecto, y un plan de adecuación (de emergencia ) de cambios si diera el caso, para que cada participante supiera que tiene que hacer en caso de un cambio en las prioridades o de tareas y por supuesto no podemos olvidarnos del presupuestos y de los costos del proyecto.

Una vez que ya tenemos claro el objetivo del proyecto, las distintas fases del proyecto y los hitos empezamos a utilizar Microsoft Project.

Creamos un proyecto nuevo, para ello nos vamos al menú “Archivo -> Nuevo” y obtenemos una pantalla como la siguiente:

Nos vamos al menú “Proyecto -> Información del proyecto” y obtenemos la siguiente pantalla:

Aquí podremos seleccionar la fecha de comienzo del proyecto, la fecha de fin y como vamos a programar la gestión de nuestro proyecto y que calendario vamos a utilizar. Ahora es recomendable poner información a nuestro proyecto, que posteriormente pudiéramos necesitar.

Por defecto nos viene un calendario estándar con el que trabajar, pero si necesitamos cambiar este calendario, qué días son laborales, modificar el estado de las vacaciones, etc.. podemos modificarle desde la vista “Diagrama de Gantt”, en el menú “Herramientas -> Cambiar calendario laboral...”, obtenemos la siguiente pantalla:

Hasta aquí ya hemos configurado el proyecto, ahora necesitamos introducir las tareas necesarias y sus duraciones para completar el proyecto y que cumpla con el objetivo establecido.

Creación de una tarea

Para la creación de una tarea y su duración debemos seguir los siguientes pasos:

Debemos situarnos en la vista “Diagrama de Gantt”.
En el campo nombre de tarea, escribimos el nombre de tarea y pulsamos la tecla TAB.
Estamos en el campo duración, pues escribimos lo que va a durar la tarea, meses, semanas, días, minutos, etc.. y pulsamos la tecla Enter
Si queremos explicar con más detalle lo que hace la tarea podemos insertar una nota, nos situamos sobre la tarea y pulsamos el botón “Notas de Tareas”, y escribimos la información en al cuadro de notas.

Si queremos crear un hito, tarea que se utiliza para definir eventos en el transcurso del proyecto, como puede ser la finalización de alguna de las fases del proyecto, escribimos la tarea y en el campo duración escribimos 0d.

Las tareas pueden ser dependientes unas de otras, para crear una tarea dependiente, seleccionamos las tareas que queremos que sean dependiente y su son subyacentes con teniendo la tecla MAYUS seleccionamos las tareas y pulsamos sobre el botón “Vincular Tareas”, y si las tareas no son adyacentes pues utilizamos la tecla CTRL. Para seleccionarlas.

Y luego si pulsamos doble clic sobre la flecha nos aparece esta pantalla para mostrar el orden.

Asignación de recursos y costes

Se suele asignar recursos a las tareas para llevar el seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por personas y equipamiento asignados (salas, ordenadores, etc.) a tareas o controlar los materiales utilizados, y para llevar un control de los costes de los recursos.

Existen dos tipos de recursos: Trabajo (personas o equipamiento), Material (que se consume durante el proyecto).

Para crear una lista de recursos vamos al menú “Ver -> Hoja de recursos”.

En el menú ver escogemos Tabla y hacemos clic en Entrada.

En el campo nombre del recurso vamos escribiendo los nombres de los recursos que vamos a tener.

Escogemos el Tipo (Trabajo, Material).

Si queremos asignar grupos de usuarios,debajo del campo Grupo, asignamos el recurso a un grupo.

En los siguientes campos podemos asignar los costes a los recursos, que serán los que darán el coste al proyecto.

Para ver el coste total del proyecto nos vamos al menún “Proyecto -> Información del proyecto...” y pulsamos el botón Estadísticas.

Interrumpir el trabajo en una tarea (dividir una tarea)

2008-10-29T20:06:00.000-07:00

Si tiene que interrumpir el trabajo en una tarea (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.), puede dividir (tarea dividida: tarea cuya programación se interrumpe. Por ejemplo, una tarea de dos días que no requiere un trabajo continuo se puede dividir de forma que el primer día de trabajo se programe para el lunes y el segundo para el jueves.) la tarea de tal forma que una parte de ella comience después en la programación.

Cuando se mueven tareas divididas, puede optar por mover únicamente una parte de la tarea dividida o mover toda la tarea dividida, con sus intervalos.

Dividir una tarea

En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

Haga clic en Dividir tarea

En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el área de la barra sobre la fecha donde desea que tenga lugar la división, y arrastre la segunda parte de la barra hacia la fecha en la que desea que comience de nuevo el trabajo.

Notas

Puede dividir una tarea varias veces.

Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt de forma que toque otra parte.

Si identifica el tiempo de descanso en un calendario para indicar una división, este tiempo de descanso no aparecerá como una tarea dividida en la vista Diagrama de Gantt.

Si el proyecto tiene tareas que ya se han dividido, pero no está seguro del motivo, el proyecto se puede haber redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. Para comprobar las opciones de redistribución (redistribuir: resolver conflictos y sobreasignaciones de recursos retrasando o dividiendo ciertas tareas. Cuando Project redistribuye un recurso, las asignaciones seleccionadas del recurso se distribuyen y se vuelven a programar.), en el menú Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos. En el cuadro de diálogo Redistribuir recursos, active la casilla de verificación La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como resultado de la redistribución, o desactive la casilla para evitar las divisiones durante la redistribución de recursos.

Mover una parte de una tarea dividida

En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

Sitúe el puntero en cualquier parte de la tarea dividida que no sea la primera parte. El cursor cambia a una flecha de cuatro puntas.

Arrastre la barra de tareas hacia la izquierda para que la parte comience antes o a la derecha para que comience después.

Notas

Si arrastra la primera parte de una tarea dividida, se mueve la tarea completa.

Si arrastra una parte de una tarea dividida y la coloca directamente junto a la parte siguiente, se incorporará a la otra parte de la tarea dividida.

Si el proyecto tiene tareas que ya se han dividido, pero no está seguro del motivo, el proyecto se puede haber redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. Para comprobar las opciones de redistribución, en el menú Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos. En el cuadro de diálogo Redistribuir recursos, active la casilla de verificación La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como resultado de la redistribución, o bien desactive la casilla de verificación para evitar las divisiones durante la redistribución de recursos.

Mover todas las partes de una tarea dividida

En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

Sitúe el puntero sobre la primera parte de la tarea dividida. El cursor cambia a una flecha de cuatro puntas.

Arrastre la barra de tareas a la izquierda para que la tarea comience antes, o a la derecha para que comience después.

Notas

Si arrastra cualquier parte de una tarea dividida que no sea la primera parte, moverá sólo esa parte de la tarea en lugar de la tarea completa.

También puede modificar la fecha de comienzo o de fin para mover la tarea completa y sus partes relacionadas.

Si el proyecto tiene tareas que ya se han dividido, pero no está seguro del motivo, el proyecto se puede haber redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. Para comprobar las opciones de redistribución, en el menú Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos. En el cuadro de diálogo Redistribuir recursos, active la casilla de verificación La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como resultado de la redistribución, o bien desactive la casilla de verificación para evitar las divisiones durante la redistribución de recursos.

Ajustar la duración de una tarea dividida

Para cambiar la duración (duración: período total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) de la tarea dividida completa (incluyendo todas sus partes divididas), especifica una nueva duración en el campo Duración para la tarea en la vista Diagrama de Gantt. Puede desear mover partes de la tarea dividida después de cambiar la duración.

También puede ajustar la duración de cada parte de una tarea dividida.

En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

Sitúe el puntero sobre el extremo derecho de cualquier parte de la tarea dividida, hasta que el cursor cambie a una flecha de expansión.

Arrástrelo hacia la izquierda para acortar la duración de la parte, o hacia la derecha para alargar su duración.

Sugerencia Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra del diagrama de Gantt hacia otra parte hasta que ambos lados se toquen y se unan.

Modificar el estilo de las barras de Gantt en las tareas divididas

De forma predeterminada, las tareas divididas se representan en la vista Diagrama de Gantt con líneas de puntos que conectan cada parte dividida. Puede cambiar el aspecto de la división si se modifica el estilo de la barra de división.

En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

En el menú Formato, haga clic en Estilos de barra.

En la tabla, haga clic en División en la columna Nombre.

En la ficha Barras, en Barra central, haga clic en las opciones para la barra de división en las listas Forma, Trama y Color.

Área 1 y área 2

2008-10-28T16:51:00.001-07:00

Si queremos unificar AREA 1 y AREA 2 como los componentes o partes de todo el proyecto, repetimos los pasos descritos en los puntos 5- y 6-para obtener el resumen global; como se muestra a continuación. Es decir; nos paramos en AREA 1, insertamos una nueva actividad llamada PROYECTO TIPO; luego seleccionamos desde AREA 1 hasta Actividad 5, marcamos la flecha verde que indica a la derecha (punto 5-) y nos queda como se muestra a continuación.

Ahora procederemos a introducir las duraciones de cada Actividad, acorde con los cálculos que ya tenemos cuando estimamos el proyecto. La unidad "universal" es día. Sin embargo Project® contempla otras unidades (horas, semanas, meses, etc.). Simplemente nos colocamos en las celdas correspondientes de la columna por ahora titulada "Duration" e introducimos las duraciones solamente de cada Actividad.

Es importante señalar que estos son los campos típicos de la Tabla "Entrada" de Project® y son suficientes para introducir todos los datos planificados del proyecto. Creo que la columna luego de la ID y que tiene como encabezado una , por los momentos no es necesaria. Por otra parte y para los que tienen la versión en Inglés, pueden modificar los encabezados de cada columna y ponerlos en español. Para ello se posiciona el puntero del mouse en cada encabezado de columna; se hace doble clic y aparecerá un cuadro de diálogo que comienza con NOMBRE DEL CAMPO, mas abajo aparece TITULO que sería el nombre de la columna. Simplemente en esta casilla, escribiremos el nombre que queremos aparezca como encabezado de esa columna. No cambie el nombre del campo.

Por ejemplo, cambiaremos el encabezado "Task Name" por ACTIVIDAD; "Duration" por DUR, "Start" por INICIO; "Finísh" por FINAL; "Predecessors " por PRED y "Resource Names" por RECUR. El hecho de utilice palabras cortadas, es básicamente para no ocupar mucho ancho de columna.

Con estos cambios, se obtiene algo mas "criollo" que permite visualizar mas racionalmente los detalles.

Se supone que el usuario está familiarizado con las diferentes interrelaciones posibles entre las distintas actividades de un proyecto. Esto no es otra cosa que la estrategia que definiremos para ejecutar el proyecto y que su buena definición permitirá un buen seguimiento de la evolución del mismo.

Entrada al proyecto

2008-10-28T16:44:00.000-07:00

Abrimos el Project® y por defecto abrirá en una pantalla o tabla que se llamará ENTRADA. Nos aseguramos de estar trabajando en la modalidad de Diagrama de Gantt. Esto lo comprobamos (o seleccionamos) abriendo Ver (View) de la barra de herramientas. En el menú desplegado deberá aparecer seleccionado ( á) el Diagrama de Gantt y la Tabla (Table) Entrada (Entry). (ver fig.1)

En esa pantalla, listaremos todas las actividades que se ejecutarán dentro del proyecto (fig. 2).

La imagen anterior solo lista las actividades del proyecto. Ahora, completaremos el resto de los campos. Comenzando a organizarse, todo proyecto tiene partes o "fases" que agrupan actividades dentro de ellas. Esto con el fin de discriminarlas por cualquier causa: centros de costos, contratistas, etc. Consideremos que las actividades 4 y 5 pertenecen a una supuesta área física y las actividades 1, 2 y 3 pertenecen a otra. Simplemente nos ubicamos en Project y realizamos los cambios correspondientes. Nos vamos con el cursor a la Actividad 1 y la seleccionamos. Luego insertamos una actividad. Esto lo podemos hacer de 2 formas:

· Una vez seleccionada la Actividad 1, desde el teclado apretamos el botón Insert . y aparecerá una línea en blanco.

· Una vez seleccionada la Actividad 1, vamos al Menú principal, seleccionamos I nsert (Insertar) y luego New Task (Nueva Actividad). Luego escribimos AREA 1

· Igual hacemos con la Actividad 4, para insertar AREA 2

Todavía el listado de actividades luce poco claro, puesto que se nota que las Actividades tienen la misma jerarquía que las AREAS. Debemos organizar el listado con el fin de mostrar las jerarquías. Esta jerarquía es en nuestro caso: AREAS / Actividades.

Para lograr mostrar esta jerarquía, posicionamos el puntero del Mouse sobre Actividad 1 (el puntero se convierte en una cruz), apretamos botón izquierdo y con el botón apretado, arrastramos el Mouse hasta Actividad 3. Es un proceso típico de selección. Movemos el Mouse a las barras de herramientas y buscamos unas flechas denominadas Indent, normalmente de color verde gruesas (ver imagen).

Seleccionamos la y presionamos Enter.

Luego hacemos el mismo procedimiento para las Actividades 4 y 5, obteniendo la representación de la jerarquía deseada como se ve a continuación. La utilidad de esto es que podemos no solo ver las características de cada Actividad, sino las de cada Area en cuestión. Para un seguimiento de la evolución de este proyecto, será bastante ilustrativo puesto que sabremos el adelanto o atraso de cada área en particular y dentro de cada área, la actividad a atender. Esta jerarquía no es otra cosa que lo que se llama Estructura Analítica de Trabajo, que en inglés sería Work Brake Structure (WBS) tal y como lo puede Mostar Project®.

Esto significa que AREA 1 es el resumen (hammock o hamaca) de las Actividades 1, 2 y 3; AREA 2 de las Actividades 4 y 5. Project® lo muestra en negrillas en la parte de texto y como una barra de 2 puntas en la parte gráfica.

Definir las delimitaciones del proyecto

2008-10-25T20:46:00.000-07:00

Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las opciones del administrador del proyecto. Normalmente, las tres delimitaciones principales son:

* Programación, como una fecha de fin fija o una fecha límite para un hito principal.
* Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, así como los costos asociados), como un presupuesto preestablecido.
* Ámbito, como un requisito de realización de tres modelos del producto.

Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos, y también afecta a la calidad total. Por ejemplo, si decrece la duración del proyecto (programación), puede aumentar el número de trabajadores necesarios (recursos) y reducirse el número de características que pueden incluirse en el producto (ámbito). El administrador del proyecto determina entonces si este ajuste es aceptable. Este concepto se denomina "delimitaciones triples de administración del proyecto" o "triángulo del proyecto".

Durante el proceso de planificación, se deben enumerar las delimitaciones del proyecto para asegurarse de que todos los participantes del proyecto las conocen y tienen la oportunidad de hacer observaciones acerca de las mismas.

También es importante que los participantes se pongan de acuerdo sobre la forma en que se ha de responder a delimitaciones inesperadas que puedan surgir durante el proyecto. Por ejemplo, si los costos laborales resultan superiores a los previstos, los participantes pueden desear reducir el ámbito del proyecto de ciertas maneras específicas predefinidas.

Preparar un plan de administración del ámbito

Una vez identificados los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto, está en condiciones de preparar un plan de administración del ámbito. El ámbito del proyecto es la combinación de todos los objetivos y tareas del proyecto con el trabajo necesario para su ejecución, y el plan de administración del ámbito establece un procedimiento para el tratamiento de los cambios que se efectúen en el proyecto. El plan de administración del ámbito es útil porque los equipos del proyecto deben ajustar a menudo sus objetivos durante el mismo, y todos los participantes del proyecto tienen que estar informados puntualmente de los cambios que se introduzcan. El plan de administración del ámbito puede incluir:

Una evaluación de la probabilidad de que haya que cambiar el ámbito, con qué frecuencia y en qué medida. Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios del ámbito. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, puede establecer que si el cliente solicita cambios del diseño con un costo inferior a $ 550.000, el capataz puede aprobarlos, pero si el costo es superior, el administrador del proyecto y el cliente deben evaluar de nuevo el ámbito del proyecto en términos de costo, recursos y otros factores.

Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifique un cambio del ámbito (por ejemplo, informar del mismo al patrocinador e impartir una orden de cambio del contrato).

Un plan de administración del ámbito bien preparado puede servir de base para confeccionar el plan de emergencia del proyecto.

Definir las suposiciones del proyecto

2008-10-25T20:43:00.001-07:00

Durante la etapa de planificación de un proyecto, probablemente surgirán muchas cuestiones importantes sin respuesta; por ejemplo, cuándo estarán disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cuánto tiempo llevará un nuevo proceso. Para comenzar la planificación, se hacen conjeturas hipotéticas y a continuación, se utilizan esas estimaciones para crear la programación. Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que:

Los participantes del proyecto puedan criticarlas y después, apoyar formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto.
Se pueda actualizar la programación cuando se disponga de información adicional sobre esos factores.
Hay que tener en cuenta las siguientes áreas del proyecto para identificar suposiciones subyacentes:

* Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas, ¿son conscientes dichas personas de esta dependencia y están de acuerdo con las fechas de entrega establecidas?

* Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento): Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto están bajo otro cargo, ¿a cargo de quién están? Y, ¿ha aprobado esa persona la utilización de estos recursos?

* Duraciones de las tareas: ¿Están fundamentadas las estimaciones de tareas en una información sólida o en conjeturas?

* Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene el costo en el proyecto? ¿Quién debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario?

* Tiempo disponible: Si se está trabajando teniendo presente una fecha límite conocida, ¿se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad?

* Resultados: ¿Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de otros participantes? Si se deben hacer concesiones en el resultado, ¿están de acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de hacer las concesiones en primer lugar?

Estos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un proyecto complejo. El éxito del proyecto depende en último término de la identificación de suposiciones y de la realización de planes alternativos de seguridad, así como de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado.

Definir las suposiciones del proyecto

2008-10-25T20:43:00.000-07:00

Los participantes del proyecto puedan criticarlas y después, apoyar formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto.

Se pueda actualizar la programación cuando se disponga de información adicional sobre esos factores.
Hay que tener en cuenta las siguientes áreas del proyecto para identificar suposiciones subyacentes:

Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas, ¿son conscientes dichas personas de esta dependencia y están de acuerdo con las fechas de entrega establecidas?

Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento): Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto están bajo otro cargo, ¿a cargo de quién están? Y, ¿ha aprobado esa persona la utilización de estos recursos?

Duraciones de las tareas: ¿Están fundamentadas las estimaciones de tareas en una información sólida o en conjeturas?

Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene el costo en el proyecto? ¿Quién debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario?

Tiempo disponible: Si se está trabajando teniendo presente una fecha límite conocida, ¿se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad?

Resultados: ¿Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de otros participantes? Si se deben hacer concesiones en el resultado, ¿están de acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de hacer las concesiones en primer lugar?

Estos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un proyecto complejo. El éxito del proyecto depende en último término de la identificación de suposiciones y de la realización de planes alternativos de seguridad, así como de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado.

Definir un proyecto

2008-10-25T20:42:00.000-07:00

Durante la fase de planificación de proyectos que tienen una duración significativa o requieren los servicios de muchas personas, es importante definir los objetivos, las suposiciones y las delimitaciones del proyecto.

Definir los objetivos del proyecto

Unos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el éxito del proyecto vendrá determinado por el grado de cumplimiento de los mismos. Un objetivo de proyecto claro es específico y mensurable. Deben evitarse objetivos imprecisos como "Crear resultados modernos". Los objetivos de un proyecto pueden incluir: Una lista de resultados del proyecto.

- Fechas de cumplimiento específicas, tanto para la finalización del proyecto como para los hitos intermedios.
- Criterios de calidad específicos que deben cumplir los resultados.
- Límites de costo que no debe sobrepasar el proyecto.

Para que los objetivos resulten eficaces, es importante que todos los participantes del proyecto estén oficialmente de acuerdo con ellos. A menudo, el administrador del proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente del proyecto. Tras crear un documento de objetivos en un programa diferente de

Microsoft Project, puede adjuntarlo al archivo de proyecto para tener acceso a él de forma sencilla.

Seguimiento y Cierre

2008-10-25T20:41:00.000-07:00

Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la información de programación, se genera el plan. Se podrá ver un modelo completo del proyecto, con su fecha de finalización y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos son:

Revisar el camino crítico para detectar posibles problemas. Un camino crítico es una serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice en la fecha programada. Si se retrasa cualquier tarea de un camino crítico, puede retrasarse la fecha de finalización del proyecto.

Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma periódica durante su ejecución, se deberá evaluar y ajustar el plan del proyecto considerando el ámbito, los recursos y la programación.

Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A cambio, mostrará el plan del proyecto actualizado. Se puede actualizar el plan personalmente, o puede hacerlo el equipo con Microsoft Project Server o mediante correo electrónico. Una vez que el plan ha sido actualizado, se revisa para comprobar el efecto de los cambios. ¿Está el proyecto por encima del presupuesto? ¿Está programado que algún miembro del equipo trabaje horas extra? ¿Va a finalizar tarde el proyecto?

Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las mejores prácticas.

Cómo programa Microsoft Project

2008-10-25T20:32:00.000-07:00

Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo que es más importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la fórmula duración = trabajo / esfuerzo de recurso, donde:

Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada.

Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea.

Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.

Por ejemplo:

Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas).

El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8 horas).

El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores).

La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas). La comprensión de esta fórmula es importante para saber en qué forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la programación del proyecto.

Modelos Tradicionales de Administración de Proyectos

2008-10-25T20:31:00.000-07:00

Método De Ruta Crítica (MRC)

El proceso de informatización de la administración de proyectos se inició en los años 50. DuPont Corporación y Rémington Rand, en un esfuerzo por mejorar las técnicas de programación de proyectos, desarrollaron un sistema de programación llamado Método de Ruta Crítica: un modelo matemático que calcula la duración total de un proyecto basándose en la duración de cada tarea en particular y en sus dependencias, y que identifica qué tareas son críticas. Este modelo es el método de programación utilizado fundamentalmente en el software para la administración de proyectos actualmente, incluido Microsoft Project.

Durante los años 50, la Marina de EE.UU. desarrolló el proyecto de los misiles Polaris, un sistema de armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratista principal del proyecto, creó el sistema de programación PERT (Programme evaluation and review technique) que utiliza probabilidades estadísticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en día, un diagrama PERT (también llamado diagrama de red) hace referencia a la representación gráfica de las relaciones entre tareas.

El método del camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica principios de la teoría de los gráficos. Esta teoría realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante gráficos. Se denomina "gráfico" a un conjunto de puntos llamados "nodos" y a un conjunto de arcos que vinculan esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estos gráficos; cada tarea es simbolizada por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que corresponden a las tareas, el método busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominada camino) que, yendo desde el principio al final del proceso o proyecto, tenga mayor duración. Este es denominado "camino crítico" e interesa conocerlo, pues condicionará la duración total del proceso o proyecto: por ello, las tareas comprendidas en ese camino ("tareas críticas") deben ser las más controladas y en caso de desear acelerarlo, habrá que comenzar por ellas. Este método es utilizado, por lo tanto, para aquellos procesos o proyectos que tienen un comienzo y una terminación (es decir que no son continuos) y que presentan cierta complejidad en la interrelación de las tareas que los forman.
Diagrama De Gantt

En un desarrollo independiente de sistemas de administración de proyectos, Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo.

El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación de recursos y determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos de programación más completos y, sin duda, el más usado. El gráfico se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, días, semanas, etc.); en la vertical, se ordenan los elementos que intervienen en la programación: máquinas, hombres, tareas, órdenes de trabajo, etc... El gráfico establece, de tal forma, una relación cronológica entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y trabajo realizado efectivamente en ese lapso. La inclusión simultánea de estos dos últimos aspectos (generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos colores o de diferente contextura o forma) implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir controlar lo programado.

Podrá utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programación así como hacer el seguimiento e imprimir informes.

La Administración de Proyectos

La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.

Microsoft Project

Microsoft Project es un programa o software para la gestión de proyectos. Esta aplicación permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.

Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.
Triángulo del Proyecto

En Microsoft Project 2003 los tres factores que conforman cada proyecto son:

Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo.

Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos.

Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto.

La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y administrar el proyecto.

Base de Datos de Microsoft Project

Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza esa información para calcular y controlar la programación, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creación de un plan. Cuanta más información se proporcione, más preciso será el plan.

Como si se tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados de los cálculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce la información esencial acerca de todas las tareas. Sólo entonces se verá cuándo finalizará el proyecto o las fechas en las que están programadas las tareas.

Microsoft Project coloca la información que se introduce y la que calcula en campos que contienen tipos de información específicos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna.

Ver los datos necesarios

La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de información, pero en un momento dado sólo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la información, se utilizan las herramientas siguientes:

Vistas, que presentan un subconjunto de información del proyecto en un formato fácil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra información básica de tareas en columnas y un gráfico de barras.

* Tablas, que definen las columnas mostradas.
* Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos específicos.
* Cada vista presenta una clase de información diferente. Las tablas y los filtros ajustan la información. El cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar información, pero no la elimina. Seguirá estando en la base de datos y seguirá actualizándose.

Vistas, Son las combinación de una o más vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.) y, si procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten especificar, organizar y examinar la información en diversos formatos. Existen tres tipos de vistas: Los diagramas o los gráficos representan la información gráficamente. Las vistas Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Gráfico de recursos y Calendario son diagramas o gráficos.

Las hojas representan la información en filas y columnas. Cada fila contiene información acerca de tareas o recursos específicos. Cada columna contiene un campo en el que se especifica información concreta sobre las tareas o los recursos. En Microsoft Project, las columnas se denominan normalmente campos.

Los formularios representan la información en un formato similar al de un formulario de papel. Los formularios muestran la información de una tarea o de un recurso individual.

Tablas Son el conjunto de columnas que muestra información específica de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja.

Filtros Especifican la información de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o resaltar en una vista. Por ejemplo, cuando se aplica el filtro Tareas críticas, sólo se muestran las tareas críticas.

El Proceso De Planificación De Proyectos

2008-10-25T20:29:00.000-07:00

La administración de proyectos es simplemente la planificación, organización y administración de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo definido, normalmente con limitación de tiempo y costos. Un plan puede ser tan simple como escribir en un bloc de notas una lista de tareas con sus fechas previstas de comienzo y fin. Un plan complejo, por otro lado, puede constar de miles de tareas y recursos, y de un presupuesto de millones. La mayoría de los planes de proyectos comparten elementos comunes, incluyendo la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas y los seguimientos del progreso del trabajo.

Normalmente, la Administración de proyectos está compuesta por tres fases:

Planificación del proyecto y creación de una programación: es la fase más importante. Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos, la asignación de los mismos. Todas las fases posteriores del proyecto se basan directamente en la información que se les proporciona cuando se planifica el proyecto.

Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado una planificación, y concluye cuando el proyecto está terminado. La administración de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programación para que refleje los cambios que se hayan producido a lo largo del desarrollo del proyecto.

Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica la información del proyecto a los clientes, al personal y a la administración. Una de las ventajas de usar Microsoft Project es la posibilidad de crear informes atractivos. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes, a fin de que muestren la información deseada en un formato conveniente para el usuario.

Las diez ventajas principales de Microsoft Office Project Standard 2007

2008-10-25T19:55:00.000-07:00

Microsoft Office Project Standard 2007 ofrece unas sólidas herramientas de administración de proyectos con la dosis adecuada de funcionalidad, potencial y flexibilidad, a fin de administrar los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. Podrá mantenerse informado y controlar el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto; mantener la sintonía entre los equipos de proyecto; y mejorar la productividad gracias a la integración con los conocidos programas de Microsoft Office system, las eficaces opciones de elaboración de informes, el planeamiento asistido y las herramientas flexibles.

Entre las razones principales para utilizar Office Project Standard 2007 se incluyen las siguientes:

Administrar y comprender de forma eficaz las programaciones de proyectos.

Establezca expectativas realistas con los equipos de proyectos, la administración y los clientes, utilizando Office Project Standard 2007 para elaborar programaciones, asignar recursos y administrar presupuestos. Comprenda la programación con características tales como Controladores de tareas para localizar el origen de los problemas, Anulación de nivel múltiple para probar situaciones, y Resaltado de fondo de celda para sombrear automáticamente las tareas afectadas por un cambio.

Productividad al instante.
La Guía de proyectos, una ayuda para planificación interactiva y paso a paso, ayuda a controlar rápidamente el proceso de administración de proyectos. Esta herramienta, que se puede personalizar para metodologías diferentes, le guía en el proceso de crear un proyecto, asignar tareas y recursos, controlar y analizar datos, y crear informes de resultados. Las barras de tareas y menús intuitivos, así como otras características, permiten controlar rápidamente los principios básicos de la administración de proyectos.

Coordinar la información existente.
Office Project Standard 2007 se integra fácilmente con otros programas de Microsoft Office system. Cree proyectos con unas pocas pulsaciones de teclas convirtiendo listas de tareas existentes de Microsoft Office Excel y Microsoft Office Outlook en planes de proyectos. Se pueden agregar recursos a los proyectos desde Microsoft Active Directory o desde una libreta de direcciones de Microsoft Exchange Server.

Crear diagramas y gráficos de aspecto profesional.
Analice y presente datos de Project en informes y gráficos de aspecto profesional mediante el uso del motor de informes visuales, que genera plantillas para diagramas de Visio y gráficos de Excel basándose en datos de Project. Puede compartir las plantillas que genere con otros usuarios. También puede elegir entre una lista de plantillas de informes personalizables y fáciles de utilizar.

Comunicación efectiva de la información.
Presente fácilmente la información en diversos formatos dependiendo de las necesidades de los participantes. Puede aplicar formato e imprimir programaciones de una página u otros tipos de informes. Use el Asistente para copiar imágenes a Office para exportar fácilmente datos de Project a Microsoft Office Word para documentos formales, a Office Excel 2007 para hojas de cálculo o gráficos personalizados, o a Microsoft Office PowerPoint para presentaciones concisas.

Obtener un mayor control de recursos y finanzas.
Con Office Project Standard 2007 puede asignar fácilmente recursos a tareas y ajustar sus asignaciones para resolver posibles conflictos de distribuciones. Controle las finanzas asignando presupuestos a los proyectos y programas. Mejore las estimaciones de costos con los Recursos de costo.

Acceso rápido a la información que necesita.
Puede agrupar datos de Project por campos predefinidos o por campos personalizados. Esto supondrá un ahorro de tiempo mediante la consolidación de datos, pudiendo localizar y analizar rápidamente una información determinada. Identifique fácilmente los cambios existentes entre versiones diferentes de un proyecto; de este modo, podrá analizar de forma eficaz el ámbito y los cambios de programación.

Seguimiento de proyectos en función de sus necesidades.
Un amplio conjunto de indicadores predefinidos o personalizados le ayudará a realizar el seguimiento de los datos relevantes para sus necesidades (porcentaje de realización, presupuesto frente a valor acumulado real, e información similar). Puede realizar el seguimiento del rendimiento de un proyecto a lo largo de su duración conservando instantáneas del mismo en hasta 11 líneas de base.

Personalizar Office Project 2007 de acuerdo con sus necesidades.
Adapte Office Project Standard 2007 basándose específicamente en su proyecto. Elija campos de presentación personalizados que se integren con la programación de su proyecto. Modifique barras de herramientas, fórmulas, indicadores gráficos e informes. XML, Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y los complementos COM (Modelo de objetos componentes) facilitan la operación de compartir datos y la creación de soluciones personalizadas.

Obtener asistencia de Office Project 2007 cuando la necesite.
Office Project Standard 2007 proporciona bastante asistencia a usuarios inexpertos y experimentados. Incluye un eficaz motor de búsqueda para la Ayuda, etiquetas inteligentes y asistentes. Entre otras mejoras se incluye el acceso en línea (se requiere conexión a Internet) a cursos de formación, plantillas, artículos, etc.

Manejo de Informes

2008-10-24T20:21:00.002-07:00

Crear un informe de calendario mensual personalizado Al crear un informe de calendario mensual personalizado, la plantilla Calendario mensual le permite combinar filtros de tareas y calendarios de recursos con opciones de formato para crear un calendario personalizado.

Aplicar formato al texto del informe

Puede dar formato al texto de un informe para resaltar información importante, como imprimir los hitos o los recursos sobre asignados en negrita.

1 En el menú Ver, haga clic en Informes.
2 Haga clic en el tipo de informe que desee y después haga clic en Seleccionar.
3 Haga clic en el informe al que desee dar formato y después haga clic en Modificar.
4 Haga clic en Texto.
5 En el cuadro Cambiar, seleccione el elemento (categoría de texto) al que desee dar formato.
6 Seleccione la fuente, el estilo de fuente, el tamaño y el color que desee.
7 Para subrayar el elemento, active la casilla de verificación Subrayado.
7 Para sombrear el elemento, active la casilla de verificación Sombreado.

Cambiar el nombre de un informe

1. En el menú Ver, haga clic en Informes.
2 Haga clic en el tipo de informe que desee y después haga clic en Seleccionar.
3 Haga clic en el informe al que desee cambiar el nombre y después haga clic en Modificar.
4 Haga clic en la ficha Definición.
5 En el cuadro Nombre, escriba el nuevo nombre del informe.

Nota No puede cambiar los nombres de los informes Resumen del proyecto, Días laborables o Calendario base.

Cambiar el filtro aplicado a un informe de calendario mensual

1 En el menú Ver, haga clic en Informes.
2 Haga clic en Personalizados y después haga clic en Seleccionar.
3 En la lista Informes, haga clic en el nombre de un informe de calendario mensual y, a continuación, haga clic en Modificar.
4 En el cuadro Filtro, haga clic en el filtro que desee aplicar.

Para resaltar la información filtrada, active la casilla de verificación Resaltar.

Imprimir bandas grises en un informe de tareas, recursos o calendario mensual

1 En el menú Ver, haga clic en Informes.
2 Haga clic en Personalizados y después haga clic en Seleccionar.
3 En la lista Informes, haga clic en el nombre de un informe de tareas, recursos o de calendario mensual y, a continuación, haga clic en Modificar.
4 Haga clic en la ficha Definición.
5 Active la casilla de verificación Bandas de grises.

Imprimir un informe de calendario mensual para un recurso específico

1 En el menú Ver, haga clic en Informes.
2 Haga clic en Personalizados y después haga clic en Seleccionar.
3 En la lista Informes, haga clic en el nombre del informe de calendario mensual que desee imprimir y, a continuación, haga clic en Modificar.
4 Si va a crear un nuevo informe, escriba un nombre para el informe en el cuadro Nombre.
5 En el cuadro Filtro, haga clic en Que utilizan el recurso.
6 En el cuadro Calendario, haga clic en el calendario que desee utilizar para el recurso.
7 Haga clic en Aceptar.
8 Haga clic en Imprimir y, a continuación, haga clic en Aceptar.
8 En el cuadro Mostrar tareas que utilicen, haga clic en el nombre del recurso para el que desea imprimir un calendario.

Aplicar formato al modo en que se muestran las tareas en un informe de calendario mensual

1 En el menú Ver, haga clic en Informes.
2 Haga clic en Personalizados y, a continuación, haga clic en Seleccionar.
3 En la lista Informes, haga clic en el nombre del informe de calendario mensual que desee cambiar y después haga clic en Modificar.
2 Haga clic en Barras, Líneas, o Fechas de comienzo y fin.

Imprimir las cuadrículas entre los detalles en un informe de tareas o recursos

1 En el menú Ver, haga clic en Informes.
2 Haga clic en el tipo de informe que desee y después haga clic en Seleccionar.
3 Haga clic en el informe que desee y después haga clic en Modificar.
4 Haga clic en la ficha Detalles.
3 Active la casilla de verificación Cuadrícula entre detalles.

Imprimir los totales de columna en un informe de tareas o recursos

1 En el menú Ver, haga clic en Informes.
2 Haga clic en el tipo de informe que desee y después haga clic en Seleccionar.
3 Haga clic en el informe que desee y después haga clic en Modificar.
4 Haga clic en la ficha Detalles.
5 Active la casilla de verificación Mostrar totales.

Cambiar el filtro en un informe

1 En el menú Ver, haga clic en Informes.
2 Haga clic en Personalizados y, a continuación, haga clic en Seleccionar.
3 En la lista Informes, haga clic en el nombre de un informe general y después haga clic en Modificar.
4 Haga clic en la ficha Definición.
2 En el cuadro Filtro, haga clic en el filtro que desee aplicar.

Manejo de Filtros

2008-10-24T20:21:00.001-07:00

Aplicar un filtro a una vista de hoja

Si desea concentrarse únicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, puede aplicar un filtro a dicha vista. Puede especificar que el filtro muestre o resalte sólo aquellas tareas o recursos que cumplan sus criterios.

1 En el menú Proyecto, señale Filtro para y después haga clic en el filtro que desee aplicar.

Si desea aplicar un filtro que no se encuentra en el submenú Filtro para o un filtro para resaltar, haga clic en Más filtros.

2 Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro o en Resaltar para aplicar un filtro para resaltar.

3 Si aplica un filtro interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en Aceptar.

Sugerencia Para desactivar un filtro, señale Filtro para en el menú Proyecto y haga clic en Todas las tareas o en Todos los recursos.

Filtro calculado

Filtro que compara los valores de dos campos de una tarea o un recurso. Por ejemplo, el filtro Costo mayor que el presupuestado compara los costos previstos con los costos programados actualmente y muestra o resalta sólo las tareas cuyos costos sean superiores a los costos previstos.

Filtro interactivo

Filtro que muestra un cuadro de diálogo para especificar los criterios del filtro cada vez que éste se aplica. Por ejemplo, el filtro Que utilizan el recurso muestra un cuadro de diálogo en el que se escribe el nombre de un recurso. A continuación, Microsoft Project muestra todas las tareas que estén utilizando ese recurso.

Crear un filtro que solicite valores de criterio cada vez que se aplique

Los filtros interactivos permiten especificar diferentes criterios cada vez que se aplica el filtro.

1 En el menú Proyecto, señale Filtro para y haga clic en Más filtros.
2 Haga clic en Nuevo.
3 En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo filtro.
4 En Nombre de campo, haga clic en el nombre de campo.
5 En el campo Criterio, haga clic en un criterio.
6 En el campo Valores, escriba un mensaje entre comillas seguido de un signo de interrogación de cierre (?). Por ejemplo, escriba "Escribir fecha": ? Para crear un filtro interactivo que solicite una fecha para realizar la evaluación de criterios.
7 Para crear un filtro interactivo que solicite un intervalo de datos, como un intervalo de fechas, haga clic en Está comprendido en o en No está comprendido en el campo Criterio.
8 En el campo Valores, escriba mensajes entre comillas seguidos de signos de interrogación de cierre. Por ejemplo, escriba "De?","A"? Para crear un filtro interactivo que solicite un intervalo de fechas para la evaluación de criterios.

Optimizar el plan

2008-10-24T20:20:00.001-07:00

A continuación se citan algunas formas de reducir la programación:

· Dividir las tareas de la ruta crítica en tareas más pequeñas que se puedan realizar simultáneamente.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 Identifique la ruta crítica.
3 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea situada debajo de la que desea cambiar y haga clic en Nueva tarea en el menú Insertar.
4 En el campo Nombre de tarea, seleccione las nuevas tareas y aplique sangría para convertirlas en subtareas de la tarea original.

Estas nuevas tareas se crean desvinculadas para que empiecen en la fecha de comienzo de la tarea de resumen.

5 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea predecesora y las subtareas que deben completarse secuencialmente para que el trabajo progrese.

Estas subtareas se encontrarán en la ruta crítica.

6. Haga clic en Vincular tareas

Reducir las duraciones de las tareas que se encuentran en la ruta crítica.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En el campo Duración, escriba una nueva duración para la tarea.

Nota Si hay recursos asignados a la tarea, la reducción de la duración puede ocasionar sobre asignaciones de recursos en las tareas de trabajo fijo. En este caso, reduzca la cantidad de trabajo de la tarea y no la duración.

Superponer tareas que se encuentran en la ruta crítica de modo que se puedan realizar al mismo tiempo.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee y haga clic en Información de la tarea.
3 Haga clic en la ficha Predecesoras.
4 En el campo Pos (posposición), escriba el tiempo de adelanto o el tiempo de posposición que desee, en forma de duración o de porcentaje de la duración de la tarea predecesora.

Asignar recursos extra a las tareas de la ruta crítica .

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea y, a continuación, haga clic en Asignar recursos.
3 En el campo Nombre, escriba el nombre del recurso o seleccione un recurso existente.

Reducir la cantidad de trabajo asignado a las tareas de la ruta crítica

1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas.
2 En el campo Trabajo, reduzca la cantidad total de trabajo de la tarea que desea reducir.

Asignar horas extra a recursos específicos que estén asignados a las tareas de la ruta crítica

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En el menú Ventana, haga clic en Dividir.
3 Haga clic en la vista Formulario de tareas de la sección inferior.
4 En el menú Formato, señale Detalles y, a continuación, haga clic en Trabajo del recurso.
5 En la sección superior, seleccione la tarea de la ruta crítica a la que desee asignar horas extra.
6 En la sección inferior, escriba el número de horas extra para cada recurso en el campo Trab h extra (trabajo de horas extra.

Cambiar las prioridades de tarea para la redistribución

La definición de la prioridad de tarea controla la redistribución, que permite controlar el orden en el que Microsoft Project retrasa las tareas con recursos sobre asignados.

Para ello, asigne una prioridad mayor a aquellas tareas que no desea redistribuir antes que otras tareas que comparten el recurso sobre asignado.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea cuya prioridad desea cambiar y, a continuación, haga clic en Información de la tarea.
3 Haga clic en la ficha General y, a continuación, elija una prioridad en el cuadro Prioridad.

Si no desea que Microsoft Project retrase esta tarea al realizar la redistribución, haga clic en No redistribuir en el cuadro Prioridad.

Resolver sobreasignaciones de recursos automáticamente

Microsoft Project permite resolver automáticamente las sobre asignaciones de recursos mediante la redistribución.

La redistribución consiste simplemente en retrasar o dividir determinadas tareas o asignaciones de la programación hasta que los recursos asignados a ellas dejen de estar sobre asignados.

1 En el menú Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos.
2 Haga clic en Manual para redistribuir los recursos sólo cuando elija el botón Redistribuir ahora.
3 En el cuadro Buscar sobre asignaciones con el criterio, haga clic en el período de tiempo que desee utilizar para reconocer las sobre asignaciones.

La redistribución sólo se producirá si un recurso está programado para realizar más trabajo del que realmente puede realizar en el período especificado.

4 En Ámbito de la redistribución de, seleccione si desea redistribuir todo el proyecto o solamente las tareas comprendidas en un período de tiempo específico.
5 En el cuadro Orden, haga clic en uno de los siguientes tipos de ordenación:

Escribir la duración real de una tarea

Si sabe el número de días que se ha estado trabajando en una tarea y si está progresando según lo planeado, puede controlar el progreso escribiendo la duración del trabajo que ha realizado en la tarea.

1 Seleccione la tarea para la que desea indicar la duración real.
2 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar tareas.
3 En el cuadro Duración real, escriba la duración real de la tarea.

Sugerencia Si cree que la tarea va a finalizar antes o después de lo programado originalmente, puede indicar un nuevo valor en el cuadro Duración restante.

Actualizar el trabajo real diariamente

Puede realizar un seguimiento del trabajo real utilizando los campos de fase temporal de Microsoft Project. Este método puede resultar útil para mantener el proyecto actualizado diaria o semanalmente, puesto que podrá escribir información de un día concreto en la programación.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas.
2 En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Trabajo.
3 Arrastre la barra de división para ver el campo Real.
4 En el campo Trabajo real, escriba el valor del trabajo actualizado y la abreviatura de la duración del trabajo real de cada recurso asignado.

Escribir el trabajo total real realizado por un recurso

Si programa las tareas en función de la disponibilidad de los recursos, controle el progreso de las mismas mediante la actualización del trabajo completado de una tarea. Si utiliza este tipo de actualización, podrá controlar el trabajo que realiza cada uno de los recursos.

Actualizar las fechas de comienzo y de fin reales de las tareas

Al administrar un proyecto, es importante controlar si las tareas comienzan o finalizan a tiempo. Las tareas que comienzan o finalizan tarde pueden desorganizar la programación al retrasar las fechas de comienzo o de fin de las tareas relacionadas

1 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desea actualizar.
2 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar tareas.
3 En Estado real, escriba las fechas en los cuadros Comienzo y Fin.

Actualizar el trabajo completado en una tarea

1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas.
2 En el menú Ver, señale Tabla y, después, elija Seguimiento.
3 Arrastre la barra de división para ver el campo Trabajo real.
4 En el campo Trabajo real, escriba el valor del trabajo actualizado y la abreviatura de la duración del recurso asignado bajo la tarea para la que desea actualizar el valor del trabajo real.

Actualizar los costos reales de una asignación de recurso

Microsoft Project actualiza automáticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa, según el método de acumulación que haya configurado. Primero debe desactivar la actualización automática de los costos reales y luego, si desea indicar un costo real propio para una asignación de recurso, podrá hacerlo cuando el tiempo restante de trabajo sea cero.

1 En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Cálculo.
2 Desactive la casilla de verificación Microsoft Project siempre calcula los costos reales.
3 Haga clic en Aceptar.
4 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas.
5 En el menú Ver, señale Tabla y, después, elija Seguimiento.
6 Arrastre la barra de división para ver el campo Costo real.
7 En el campo Costo real, escriba los costos reales de las asignaciones cuyos costos desea actualizar.

Reprogramar el trabajo sin completar para que comience en la fecha actual

Si desea asegurarse de que ningún trabajo está programado para fechas pasadas, puede reprogramar el trabajo no completado para que comience en la fecha actual en las tareas seleccionadas o en todo el proyecto. Esto puede ser útil si el proyecto va retrasado con respecto a lo programado y desea que refleje con precisión la cantidad de trabajo que aún es necesario realizar para completarlo.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee reprogramar.

Si desea reprogramar todo el trabajo restante del proyecto, no seleccione ninguna tarea.

2 En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar proyecto.
3 Haga clic en Reprogramar trabajo restante desde y, a continuación, escriba la fecha a partir de la cual desea reprogramar todo el trabajo restante.
5 Para reprogramar todo el proyecto, haga clic en Proyecto completo.

Para reprogramar solamente las tareas seleccionadas, haga clic en Tareas seleccionadas.

Insertar una división entre el trabajo real y el trabajo restante

Microsoft Project inserta una división automática entre el trabajo real y el trabajo restante de una tarea. De forma predeterminada, la división es invisible en el Diagrama de Gantt puesto que no hay ninguna interrupción entre el trabajo real y el trabajo restante.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En la parte del diagrama de la vista, coloque el puntero sobre la parte incompleta de la tarea que desea dividir.
3 Arrastre la barra de tareas hacia la derecha para dividir la tarea de forma que una parte de la misma comience más tarde.

Análisi y el ajuste

2008-10-24T20:19:00.001-07:00

Los elementos a evaluar son:

· La ubicación de la ruta crítica
· La fecha de fin del proyecto
· El modo en que las tareas están vinculadas utilizando dependencias de tareas
· Las tareas que no tienen dependencias y que, por tanto, comienzan al principio de la programación
· Las tareas que no siguen un orden lógico
· Los recursos que podrían estar asignados a tareas que no les corresponden
· Las tareas que no tienen recursos asignados
· El costo del proyecto
· El nivel de trabajo de los recursos

Comprobar las fechas de comienzo y fin del proyecto

Puede revisar la información más importante del proyecto, por ejemplo, la fecha de fin, para comprobar si el proyecto va a cumplir las previsiones tal como está programado.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el menú Archivo, haga clic en Propiedades y, a continuación, haga clic en la ficha Personalizar.

Se muestran las fechas de comienzo y fin del proyecto, los totales de trabajo y costo del mismo y los porcentajes completados de las tareas y del trabajo.

Identificar la ruta crítica

La ruta crítica es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que un proyecto finalice conforme a la programación. La mayoría de las tareas de un proyecto normal presentan alguna demora y, por tanto, se pueden retrasar ligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 Haga clic en el Asistente para diagramas de Gantt.

3 Siga las instrucciones del Asistente para dar formato a las tareas de ruta crítica.

Buscar márgenes de demora en la programación

Al analizar las tareas de la programación, puede buscar el margen de demora; es decir, el tiempo que una tarea puede retrasarse sin que se demoren otras.

También puede buscar márgenes de demora total, es decir, el tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar a la fecha de fin del proyecto.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Más vistas.

2 En la lista Vistas, haga clic en Gantt detallado y luego elija Aplicar.

La demora de una tarea aparece gráficamente en forma de barras de demora finas, contigua a las barras de Gantt normales.

3 Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver los campos Demora permisible y Margen de demora total.

Comprobar las delimitaciones en las tareas

Las delimitaciones de tareas pueden ayudarle a crear una programación más exacta, modificando el momento en el que las tareas han de realizarse con relación a las fechas.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el menú Ver, señale Tabla y elija Más tablas.

3 En la lista Tablas, haga clic en Fechas de delimitación y, a continuación, elija Aplicar.

4 Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver los campos Tipo de delimitación y Fecha de delimitación.

5 En cada tarea cuya delimitación no sea la predeterminada, Lo antes posible, observe las tareas predecesoras y sucesoras en el Diagrama de Gantt para determinar si la delimitación es necesaria.

Comprobar si las tareas tienen más o menos trabajo del planeado

Si administra las asignaciones de recursos del proyecto, es necesario que se asegúrese que todos los recursos completan las tareas en el tiempo programado.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Trabajo.

3 Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver el campo Línea de base.

4 Compare los valores de los campos Trabajo y Línea de base.

Para ver la variación entre el trabajo previsto y el real, consulte el valor del campo Variación.

Utilizar un análisis hipotético para analizar la programación

1 En el menú Ver, señale Herramientas y elija Análisis PERT.

2 Haga clic en Hoja de entradas PERT en la barra de herramientas Análisis PERT.

3 Para cada tarea, escriba las duraciones optimistas, pesimistas y esperadas en los campos Dur. optimista, Dur. esperada y Dur. pesimista.

Si no desea que se calcule una de las duraciones de tarea, escriba la misma duración en los tres campos.

4 Haga clic en Calcular PERT para calcular las duraciones estimadas.

Project calculará una duración estimada única en función de la media de los tres valores de duración.

Analizar costos con la tabla valor acumulado

Cuando desee comparar el progreso esperado con el progreso real hasta la fecha para las tareas que tengan recursos asignados, utilice la tabla Valor acumulado.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el menú Ver, señale Tabla y, a continuación, elija Más tablas.

3 En la lista Tablas, haga clic en Valor acumulado y, a continuación, elija Aplicar.

4 Arrastre la barra de división hacia la derecha para mostrar todos los campos de la tabla Valor acumulado

Mostrar líneas de progreso en un proyecto

Si desea crear una representación visual del progreso del proyecto, podrá mostrar líneas de progreso en el Diagrama de Gantt.

· Los picos( o extremos) dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo programado.
· Los picos dirigidos hacia la derecha para indicar el trabajo que va por delante de la programación.
· La distancia entre el pico y la línea vertical representa el grado de adelanto o retraso de la tarea con respecto a la programación en la fecha de progreso.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Líneas de progreso.

3 Haga clic en la ficha Fechas e intervalos.

4 Active la casilla de verificación Mostrar siempre la línea de progreso actual.

5 Para mostrar la fecha de estado del proyecto, haga clic en la fecha de estado del proyecto.

Para mostrar el progreso en la fecha actual, haga clic en la fecha actual.

Mostrar líneas de progreso en intervalos regulares en un diagrama de Gantt

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Líneas de progreso.

3 Haga clic en la ficha Fechas e intervalos.

4 Active la casilla de verificación Mostrar líneas de progreso a intervalos repetitivos.

5 Haga clic en Diariamente, Semanalmente o Mensualmente para especificar el intervalo de tiempo del que desea mostrar líneas de progreso.

La opción que elija determinará si se muestran las opciones Diariamente, Semanalmente o Mensualmente.

Asiganación de costos a las tareas y a los recursos

2008-10-24T20:18:00.000-07:00

Asignar tasas de pago a los recursos

Se asignan tasas a los recursos para poder administrar los costos del proyecto con precisión.

Se puede asignar varias tasas estándar, tasas de horas extra o tasas por uso a los recursos, así como las fechas de entrada en vigor de cada tasa. Mediante esta asignación se puede seguir la evolución de flujo de caja del proyecto.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos.

2 En los campos Tasa estándar, Tasa de horas extra o Costo por uso, escriba las tasas que desee.

3 Presione la tecla ENTRAR.

Establecer un costo fijo

Cuando conozca el costo exacto de los materiales (por ejemplo, equipamiento o suministros) y no esté asignando recursos a una tarea, puede especificar un costo fijo para la tarea.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Costo.

3 En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el costo.

4 Presione la tecla ENTRAR.

Comprobar el costo de tareas o recursos

Una vez asignadas las tasas a las tareas o los recursos, probablemente desee comprobar el costo total de estas asignaciones para asegurarse de que se ajustan a sus expectativas. Si el costo total de una tarea o un recurso no se ajusta al presupuesto, tendrá que examinar los costos de cada tarea individual y las asignaciones de tareas de cada recurso para ver dónde pueden reducirse costos.

1 Para ver los costos de las tareas, haga clic en Diagrama de Gantt en la Barra de vistas.

Para ver los costos de los recursos, haga clic en Hoja de recursos en la Barra de vistas.

2 En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Costo.

3 En el Diagrama de Gantt, arrastre la barra de división hacia la derecha para ver el campo Costo total.

Comprobar el costo del proyecto completo

Puede mostrar los costos previstos, reales y los costos restantes del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global. Estos costos se actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto.

1 En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto.

2 Haga clic en Estadísticas.

3 En el campo Actual situado bajo el campo Costo, se muestra el costo total planeado para el proyecto.

Ver los costos previstos y reales diariamente

En algunas ocasiones puede resultar más fácil encontrar en qué se diferencian los costos reales del plan previsto observando los datos de fase temporal que muestran la información detallada y diaria del proyecto.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas.

2 En el menú Ver, señale Tabla y elija Costo.

3 En el menú Formato, haga clic en Estilos de detalle y, a continuación, en la ficha Detalles de uso.

4 En la lista Campos disponibles, presione la tecla CTRL y elija Costo real, Costo previsto y Costo.

5 Haga clic en Mostrar.

Asignar un calendario a un recurso

2008-10-24T20:17:00.002-07:00

Puede establecer el calendario del proyecto para indicar un período no laborable (como los días festivos de la organización), establecer los calendarios base para indicar la información compartida entre los recursos y modificar los calendarios de recursos individuales para indicar los horarios laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos.

2 En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desee asignar un calendario.

3 Haga clic en Información del recurso y, a continuación, haga clic en la ficha Horario de trabajo.

4 En el cuadro Calendario base, haga clic en el calendario que desee utilizar para el recurso.

Crear un Calendario Base

También puede crear un calendario base para un grupo de recursos que tenga el mismo horario laborable y los mismos días no laborables.

1 En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

2 Haga clic en Nuevo.

3 En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo calendario base.

4 Haga clic en Aceptar.

5 En el calendario, seleccione los días que desee cambiar.

Establecer las horas y los días no laborables de un recurso

1 En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

2 En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar.

3 En el calendario, seleccione los días que desee cambiar.

Para cambiar un día de la semana en todo el calendario, seleccione el día que aparece en la parte superior del calendario.

4 Haga clic en Predeterminado, Período no laborable o Período laborable.

6 Si en el cuarto paso hizo clic en Período laborable, escriba las horas en las que desea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo termine en los cuadros Hasta.

Calendarios de turno nocturno o turno cambiado

Puede crear un calendario base con turno nocturno o cambiado y asignarlo a un grupo de recursos, o bien establecer las horas laborables de cada recurso de forma individual.

Si dispone de recursos que trabajen en turnos de noche que abarquen dos días (por ejemplo de 11:00 de la noche a 7:00 de la mañana), deberá escribir las horas anteriores a la medianoche en un día y las posteriores en el día siguiente. Por ejemplo, para las horas anteriores a la medianoche, escriba 11pm a 12am ; para las horas posteriores, escriba 12am a 7am del día siguiente. El primer día de la semana laboral sólo tiene las horas de la tarde y el último sólo las de la mañana.

Modificaciones y controles al proyecto

2008-10-24T20:17:00.001-07:00

Controlar cuando un recurso empieza a trabajar en una tarea

Puede especificar el momento en el que un recurso asignado trabajará en una tarea. Por ejemplo, puede escalonar los momentos en que varios recursos comienzan a trabajar en la misma tarea retrasando la hora de comienzo de uno o varios recursos.

Cuando retrase la hora de comienzo de la asignación de un recurso, Microsoft Project vuelve a calcular la fecha de comienzo y el tiempo de trabajo del recurso en esa tarea.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas.

2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee cambiar.

3 Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, haga clic en la ficha General.

3 En los cuadros Comienzo o Fin, escriba la fecha en la que desee que el recurso comience o finalice.

LINEA BASE DEL PROYECTO

Puede utilizar la línea de base para comparar el plan original con el curso real del proyecto. Podrá ver qué tareas comenzaron antes o después de lo planeado, las que rebasaron el presupuesto original, las que llevaron más tiempo del planeado, etcétera.

1 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Guardar línea de base.

2 Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para guardar la parte de la programación que desee.

VISTAS

1. El Diagrama de Gantt es la vista que utilizará con más frecuencia para ver, escribir y modificar información básica de tareas y dependencias entre tareas. También podrá ver cómo suceden tareas a lo largo del tiempo.

2. Utilice la vista Calendario para controlar cuándo suceden las tareas.

En la vista Calendario puede:

· Aplicar filtros para mostrar la categoría de tareas que desee.·

· Cambiar la escala temporal para que muestre semanas o meses.·

· Utilizar numerosas opciones de formato para cambiar barras, texto y títulos..

· Aplicar sombreado a los días que define como período no laborable.

3. Hoja de recursos: La vista Hoja de recursos muestra información acerca de cada uno de los recursos (como las tasas de pago, el número de horas de trabajo asignadas y los costos previstos y reales) en un formato semejante al de una hoja de cálculo.

4. Utilice la vista Diagrama PERT para ver un diagrama de flujo del proyecto. Cada cuadro (o nodo) representa una tarea del proyecto. Las flechas que conectan los cuadros muestran las dependencias entre tareas.

5. Utilice la vista Gráfico de recursos para ver si los recursos están sobre asignados, a qué nivel de capacidad están trabajando y cuánto cuestan. La vista Gráfico de recursos muestra, mediante un gráfico de escala temporal fácil de interpretar, información de los recursos del proyecto en función de la categoría que seleccione.

6. Utilice la vista Uso de recursos para trabajar con información de recursos y tareas conjuntamente. Puede mostrar la cantidad de trabajo de cada recurso, realizar cambios y ver el efecto inmediatamente.

7. Utilice la vista Uso de tareas para trabajar con información de tareas y recursos conjuntamente. Por ejemplo, una tarea con una duración programada de 1 semana tiene un trabajo estimado de 20 horas. Esta vista muestra cuándo se realizarán esas 20 horas de trabajo a lo largo de la semana.

Dependencia entre tareas

2008-10-24T20:15:00.000-07:00

En un proyecto, establecer dependencias entre tareas. Cuando se vinculan tareas, se define una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin.

Fin a comienzo (FC)La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A.

Comienzo a comienzo (CC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que no comience (A)

Fin a fin (FF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que

Finalice la tarea (A. Comienzo a fin (CF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A.

Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea predecesora. Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina tarea sucesora.

Vincular tareas

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular.

3 Haga clic en Vincular tareas.

Quitar un vínculo de tarea

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee desvincular.

3 Haga clic en Desvincular tareas.

Cambiar un vínculo de tarea

Haga doble clic en la línea de vínculo de las tareas que desee cambiar.

En el cuadro Tipo, haga clic en el vínculo entre tareas que desee.

Superposición o retraso entre tareas

1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee y haga clic en Información de la tarea

2. Haga clic en la ficha Predecesoras.

3. En el campo Pos (posposición), escriba el tiempo de adelanto (Por ejemplo, sí una tarea puede comenzar cuando su predecesora está finalizada a medias, puede especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto de un 50 por ciento para la tarea sucesora. El tiempo de adelanto se escribe como un valor de posposición negativo.) o el tiempo de posposición (valor positivo) que desee, en forma de duración o de porcentaje de la duración de la tarea predecesora.

Trabajo con delimitaciones de tareas

Restricción o limitación que establece el usuario o Microsoft Project en la fecha de comienzo o de fin de una tarea. Por ejemplo, puede especificar que una tarea debe comenzar en una fecha determinada o que no debe finalizar más tarde de una fecha determinada.

Lo más tarde posible (LMTP) Programa la tarea lo más tarde posible sin retrasar las tareas posteriores. No escriba ninguna fecha con esta delimitación.

Lo antes posible (LAP) Programa la tarea para que empiece lo antes posible. Este es la delimitación predeterminada de las tareas. No escriba ninguna fecha con esta delimitación.

No finalizar antes del (NFAD) Programa la tarea para que finalice en o después de la fecha especificada. Utilice esta delimitación para asegurarse de que la tarea no finalizará antes de una fecha concreta.

No finalizar después del (NFDD) Programa la tarea para que finalice en o antes de la fecha especificada. Utilice esta delimitación para asegurarse de que la tarea no finalizará después de una fecha concreta.

Debe finalizar el (DFE) Programa la tarea para que finalice en la fecha especificada. Establece las fechas de fin anticipado, programado y límite de finalización en la fecha que indique y fija la tarea en la programación.

Debe comenzar el (DCE) Programa la tarea para que comience en la fecha especificada. Establece las fechas de comienzo anticipado, programado y límite de comienzo en la fecha que indique y fija la tarea en la programación.

No comenzar antes del (NCAD) Programa la tarea para que comience en o después de la fecha especificada. Utilice esta delimitación para asegurarse de que la tarea no comenzará antes de la fecha indicada.

No comenzar después del (NCDD) Programa la tarea para que comience en o antes de la fecha especificada. Utilice esta delimitación para asegurarse de que la tarea no comenzará después de la fecha indicada.

1.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee y haga clic en Información de la tarea.

2. Haga clic en la ficha Avanzado.

3. En el cuadro Tipo, haga clic en un tipo de delimitación.

Generalidades de Microsoft Project

2008-10-05T12:37:00.001-07:00

PROGRAMACION

El sentido general de la programación es una técnica para planear el desarrollo de un proceso en el tiempo y establecer un modelo de referencia para controlar su ejecución.

QUE ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Es la planificación, organización y administración de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo, con delimitación de tiempo y costos.

MODELOS TRADICIONALES DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Método de ruta crítica - MRC

Método de administración de proyectos utilizado para calcular la duración total de un proyecto en función de la duración de cada una de las tareas y sus dependencias y que identifica que tarea es critica.

PERT (Técnica de Revisión de evaluación del programa)

Este sistema utiliza probabilidades estadísticas para calcular las duraciones previstas. (También se conoce como diagrama de red) y hace referencia a la representación gráfica de las relaciones entre tareas.

DIAGRAMA DE GANTT

Es un sistema que representa gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo.

INGRESAR A LA APLICACIÓN

INICIO
PROGRAMAS
MICROSOFT PROJECT

PARTES DE LA VENTANA

CREACIÓN DE UNA PROGRAMACIÓN

Definir el proyecto: Para crear una programación es necesario tener claro las fechas de inicio del proyecto, la lista de tareas a realizar, su duración, los recursos a utilizar.

Después de introducir la información del proyecto, Project calculará las fechas de programación del mismo.