Projecto 2007: Obtener información sobre los filtros  

Posted by Danny in

Office Project 2007 proporciona dos métodos para filtrar los datos del proyecto. Puede filtrar las vistas de tareas y recursos mediante filtros predefinidos o personalizados, o puede activar los autofiltros (AutoFiltro: modo de filtrar la información de un campo [columna]. De forma predeterminada, los AutoFiltros están desactivados, pero se pueden activar al hacer clic en AutoFiltro. La selección de un filtro no elimina la información del proyecto; sólo la oculta.), que permiten filtrar rápidamente columnas en una vista (vista: combinación de una o más vistas [Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.] y, si procede, una tabla y un filtro. Utilice las vistas para trabajar con información en distintos formatos. Existen tres tipos de vistas: diagramas o gráficos, hojas y formularios.).

Filtros de tareas y recursos

Hay ocasiones en las que puede ser conveniente ver sólo un tipo determinado de datos del proyecto. Por ejemplo, tal vez desee ver solamente los hitos (hito: punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. También puede marcar cualquier otra tarea de cualquier duración como hito.) del proyecto o las tareas que no han comenzado. Si el proyecto tiene muchas tareas e implica muchos recursos, los filtros pueden ser útiles para ver un conjunto específico de datos. Los filtros permiten mostrar sólo la información que le interesa y ocultar el resto.

La selección de un filtro no elimina la información del proyecto, sólo la oculta. Asimismo, cuando se aplica un filtro, los datos no se vuelven a calcular en función de los elementos filtrados. Por ejemplo, si ha asignado una tarea de un día a María y a Arturo y, a continuación, aplica un filtro a las tareas asignadas a María, se mostrará la tarea de un día, pero el valor de trabajo de la tarea será 16 horas y no sólo las 8 horas asignadas a María.

Autofiltros

Además de los filtros estándar, Office Project 2007 proporciona autofiltros, visibles en cualquier vista de hoja (hoja: representación similar a una hoja de cálculo [en filas y columnas] de la información sobre tareas o recursos. Cada fila especifica una tarea o recurso individuales. Cada columna [campo] especifica un tipo de información, como fechas de comienzo o tasas estándar.). Cada campo (campo: ubicación en una hoja, un formulario o un gráfico que contiene un determinado tipo de información acerca de una tarea, un recurso o una asignación. Por ejemplo, cada columna de una hoja es un campo. En un formulario, un campo es un cuadro con nombre o un lugar en una columna.) de una vista de hoja tiene su propio autofiltro. En el ejemplo siguiente se muestra el campo Nombre de la tarea con autofiltros activados, identificados por la flecha que aparece en el encabezado de la columna.

De forma predeterminada, los autofiltros están desactivados cuando se abre Office Project 2007, pero puede activarlos cuando cree un nuevo proyecto o en cualquier momento durante el proyecto actual. Al hacer clic en un autofiltro, Office Project 2007 sólo muestra las tareas y los recursos que coinciden con los criterios (criterios: en un filtro, instrucciones que especifican las tareas o los recursos que deberían mostrarse cuando se aplica el filtro. Por ejemplo, el criterio para el filtro Tareas completas es cualquier tarea que esté terminada al 100 por ciento.) del autofiltro seleccionado. La selección de un autofiltro no elimina la información del proyecto, sino que la filtra en la vista.

Suponga que está revisando las tareas del proyecto y sólo desea ver aquéllas que requieren para su ejecución más de una semana. Active los autofiltros haciendo clic en Autofiltro , haga clic en la flecha de autofiltro del campo Duración y, a continuación, haga clic en > 1 semana. Project muestra ahora sólo las tareas que requerirán más de una semana para su realización. (Observe que el encabezado de columna del campo Duración aparece resaltado en azul, lo que indica que se está utilizando un autofiltro).

Puede restringir aún más la información seleccionando autofiltros en varios campos. Por ejemplo, si define el autofiltro del campo Duración en un valor mayor que una semana y define un autofiltro en el campo Nombre del recurso en una determinada persona, sólo verá las tareas asignadas a esa persona que requieren más de una semana para su finalización.

Hay dos filtros comunes al autofiltro de todos los campos: Todo y Personalizado. Al hacer clic en Todo (valor predeterminado), quitará todos los criterios de filtro de ese campo. Al hacer clic en Personalizado, creará su propio filtro para ese campo.

Todos los demás autofiltros salvo Todo y Personalizado varían considerablemente de un campo a otro. Por ejemplo, al hacer clic en la flecha Autofiltro del campo Nombre del recurso, verá una lista de todos los recursos del proyecto actual. Sin embargo, al hacer clic en la flecha de autofiltro del campo Duración, verá una lista de duraciones comunes además de todas las duraciones que Office Project 2007 detecta en el proyecto (incluidas las que tienen decimales, como 2,33 días).

Puede aplicar hasta dos condiciones a un campo mediante un autofiltro. Si necesita aplicar tres o más condiciones a un campo, utilice valores calculados como criterios, copie los registros en otra ubicación o utilice un filtro de tareas o recursos.

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