• ¿Cuántas personas se requerirá para hacer el proyecto?
• ¿El presupuesto es muy ajustado?
• ¿Hay tareas que dependen de la realización de otras?
• ¿Hay tareas que se pueden hacer en paralelo?
• ¿Con qué restricciones nos podemos encontrar para la realización del proyecto?
• Hay que identificar costes, fechas límites, qué personas son las que aprobarán el proyecto.
• Y por supuesto el objetivo

Microsoft Project tiene como objetivo facilitar la gestión de proyetos. Suponemos que ya se tienen nocionessobre la gestión de proyectos.

Con este tutorial pretendo que el lector aprenda a crear un plan, realizar elseguimiento del proyecto, como cerrar el proyecto y comunicar los resultados.

Fases del Proyecto

Iniciar el Proyecto

En esta fase se deben definir los objetivos del proyecto, es decir, que todos los implicados en el mismo tengan claro lo se espera de él. También en esta fase se deben de aprobar los recursos necesarios, cuando es estarán disponibles estos recursos para poder empezar, si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas o de los resultados de otros departamentos, también aquí se estimará la duración de las tareas, fecha límite, los factores de riesgo, fases de la que constará el proyecto, hitos de cada fase del proyecto, tareas necesarias para completar cada fase del proyecto, y un plan de adecuación (de emergencia ) de cambios si diera el caso, para que cada participante supiera que tiene que hacer en caso de un cambio en las prioridades o de tareas y por supuesto no podemos olvidarnos del presupuestos y de los costos del proyecto.

Una vez que ya tenemos claro el objetivo del proyecto, las distintas fases del proyecto y los hitos empezamos a utilizar Microsoft Project.

Creamos un proyecto nuevo, para ello nos vamos al menú “Archivo -> Nuevo” y obtenemos una pantalla como la siguiente:

Nos vamos al menú “Proyecto -> Información del proyecto” y obtenemos la siguiente pantalla:

Aquí podremos seleccionar la fecha de comienzo del proyecto, la fecha de fin y como vamos a programar la gestión de nuestro proyecto y que calendario vamos a utilizar. Ahora es recomendable poner información a nuestro proyecto, que posteriormente pudiéramos necesitar.

Por defecto nos viene un calendario estándar con el que trabajar, pero si necesitamos cambiar este calendario, qué días son laborales, modificar el estado de las vacaciones, etc.. podemos modificarle desde la vista “Diagrama de Gantt”, en el menú “Herramientas -> Cambiar calendario laboral...”, obtenemos la siguiente pantalla:

Hasta aquí ya hemos configurado el proyecto, ahora necesitamos introducir las tareas necesarias y sus duraciones para completar el proyecto y que cumpla con el objetivo establecido.

Creación de una tarea

Para la creación de una tarea y su duración debemos seguir los siguientes pasos:

• Debemos situarnos en la vista “Diagrama de Gantt”.
• En el campo nombre de tarea, escribimos el nombre de tarea y pulsamos la tecla TAB.
• Estamos en el campo duración, pues escribimos lo que va a durar la tarea, meses, semanas, días, minutos, etc.. y pulsamos la tecla Enter
• Si queremos explicar con más detalle lo que hace la tarea podemos insertar una nota, nos situamos sobre la tarea y pulsamos el botón “Notas de Tareas”, y escribimos la información en al cuadro de notas.

Si queremos crear un hito, tarea que se utiliza para definir eventos en el transcurso del proyecto, como puede ser la finalización de alguna de las fases del proyecto, escribimos la tarea y en el campo duración escribimos 0d.

Las tareas pueden ser dependientes unas de otras, para crear una tarea dependiente, seleccionamos las tareas que queremos que sean dependiente y su son subyacentes con teniendo la tecla MAYUS seleccionamos las tareas y pulsamos sobre el botón “Vincular Tareas”, y si las tareas no son adyacentes pues utilizamos la tecla CTRL. Para seleccionarlas.

Y luego si pulsamos doble clic sobre la flecha nos aparece esta pantalla para mostrar el orden.

Asignación de recursos y costes

Se suele asignar recursos a las tareas para llevar el seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por personas y equipamiento asignados (salas, ordenadores, etc.) a tareas o controlar los materiales utilizados, y para llevar un control de los costes de los recursos.

Existen dos tipos de recursos: Trabajo (personas o equipamiento), Material (que se consume durante el proyecto).

Para crear una lista de recursos vamos al menú “Ver -> Hoja de recursos”.

En el menú ver escogemos Tabla y hacemos clic en Entrada.

En el campo nombre del recurso vamos escribiendo los nombres de los recursos que vamos a tener.

Escogemos el Tipo (Trabajo, Material).

Si queremos asignar grupos de usuarios,debajo del campo Grupo, asignamos el recurso a un grupo.

En los siguientes campos podemos asignar los costes a los recursos, que serán los que darán el coste al proyecto.

Para ver el coste total del proyecto nos vamos al menún “Proyecto -> Información del proyecto...” y pulsamos el botón Estadísticas.

Si queremos unificar AREA 1 y AREA 2 como los componentes o partes de todo el proyecto, repetimos los pasos descritos en los puntos 5- y 6-para obtener el resumen global; como se muestra a continuación. Es decir; nos paramos en AREA 1, insertamos una nueva actividad llamada PROYECTO TIPO; luego seleccionamos desde AREA 1 hasta Actividad 5, marcamos la flecha verde que indica a la derecha (punto 5-) y nos queda como se muestra a continuación.

Ahora procederemos a introducir las duraciones de cada Actividad, acorde con los cálculos que ya tenemos cuando estimamos el proyecto. La unidad "universal" es día. Sin embargo Project® contempla otras unidades (horas, semanas, meses, etc.). Simplemente nos colocamos en las celdas correspondientes de la columna por ahora titulada "Duration" e introducimos las duraciones solamente de cada Actividad.

Es importante señalar que estos son los campos típicos de la Tabla "Entrada" de Project® y son suficientes para introducir todos los datos planificados del proyecto. Creo que la columna luego de la ID y que tiene como encabezado una , por los momentos no es necesaria. Por otra parte y para los que tienen la versión en Inglés, pueden modificar los encabezados de cada columna y ponerlos en español. Para ello se posiciona el puntero del mouse en cada encabezado de columna; se hace doble clic y aparecerá un cuadro de diálogo que comienza con NOMBRE DEL CAMPO, mas abajo aparece TITULO que sería el nombre de la columna. Simplemente en esta casilla, escribiremos el nombre que queremos aparezca como encabezado de esa columna. No cambie el nombre del campo.

Por ejemplo, cambiaremos el encabezado "Task Name" por ACTIVIDAD; "Duration" por DUR, "Start" por INICIO; "Finísh" por FINAL; "Predecessors " por PRED y "Resource Names" por RECUR. El hecho de utilice palabras cortadas, es básicamente para no ocupar mucho ancho de columna.

Con estos cambios, se obtiene algo mas "criollo" que permite visualizar mas racionalmente los detalles.

Se supone que el usuario está familiarizado con las diferentes interrelaciones posibles entre las distintas actividades de un proyecto. Esto no es otra cosa que la estrategia que definiremos para ejecutar el proyecto y que su buena definición permitirá un buen seguimiento de la evolución del mismo.

Abrimos el Project® y por defecto abrirá en una pantalla o tabla que se llamará ENTRADA. Nos aseguramos de estar trabajando en la modalidad de Diagrama de Gantt. Esto lo comprobamos (o seleccionamos) abriendo Ver (View) de la barra de herramientas. En el menú desplegado deberá aparecer seleccionado ( á) el Diagrama de Gantt y la Tabla (Table) Entrada (Entry). (ver fig.1)

En esa pantalla, listaremos todas las actividades que se ejecutarán dentro del proyecto (fig. 2).

La imagen anterior solo lista las actividades del proyecto. Ahora, completaremos el resto de los campos. Comenzando a organizarse, todo proyecto tiene partes o "fases" que agrupan actividades dentro de ellas. Esto con el fin de discriminarlas por cualquier causa: centros de costos, contratistas, etc. Consideremos que las actividades 4 y 5 pertenecen a una supuesta área física y las actividades 1, 2 y 3 pertenecen a otra. Simplemente nos ubicamos en Project y realizamos los cambios correspondientes. Nos vamos con el cursor a la Actividad 1 y la seleccionamos. Luego insertamos una actividad. Esto lo podemos hacer de 2 formas:

· Una vez seleccionada la Actividad 1, desde el teclado apretamos el botón Insert . y aparecerá una línea en blanco.

· Una vez seleccionada la Actividad 1, vamos al Menú principal, seleccionamos I nsert (Insertar) y luego New Task (Nueva Actividad). Luego escribimos AREA 1

· Igual hacemos con la Actividad 4, para insertar AREA 2

Todavía el listado de actividades luce poco claro, puesto que se nota que las Actividades tienen la misma jerarquía que las AREAS. Debemos organizar el listado con el fin de mostrar las jerarquías. Esta jerarquía es en nuestro caso: AREAS / Actividades.

Para lograr mostrar esta jerarquía, posicionamos el puntero del Mouse sobre Actividad 1 (el puntero se convierte en una cruz), apretamos botón izquierdo y con el botón apretado, arrastramos el Mouse hasta Actividad 3. Es un proceso típico de selección. Movemos el Mouse a las barras de herramientas y buscamos unas flechas denominadas Indent, normalmente de color verde gruesas (ver imagen).

Seleccionamos la y presionamos Enter.

Luego hacemos el mismo procedimiento para las Actividades 4 y 5, obteniendo la representación de la jerarquía deseada como se ve a continuación. La utilidad de esto es que podemos no solo ver las características de cada Actividad, sino las de cada Area en cuestión. Para un seguimiento de la evolución de este proyecto, será bastante ilustrativo puesto que sabremos el adelanto o atraso de cada área en particular y dentro de cada área, la actividad a atender. Esta jerarquía no es otra cosa que lo que se llama Estructura Analítica de Trabajo, que en inglés sería Work Brake Structure (WBS) tal y como lo puede Mostar Project®.

Esto significa que AREA 1 es el resumen (hammock o hamaca) de las Actividades 1, 2 y 3; AREA 2 de las Actividades 4 y 5. Project® lo muestra en negrillas en la parte de texto y como una barra de 2 puntas en la parte gráfica.

Durante la etapa de planificación de un proyecto, probablemente surgirán muchas cuestiones importantes sin respuesta; por ejemplo, cuándo estarán disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cuánto tiempo llevará un nuevo proceso. Para comenzar la planificación, se hacen conjeturas hipotéticas y a continuación, se utilizan esas estimaciones para crear la programación. Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que:

Los participantes del proyecto puedan criticarlas y después, apoyar formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto.

• Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas, ¿son conscientes dichas personas de esta dependencia y están de acuerdo con las fechas de entrega establecidas?

• Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento): Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto están bajo otro cargo, ¿a cargo de quién están? Y, ¿ha aprobado esa persona la utilización de estos recursos?

• Duraciones de las tareas: ¿Están fundamentadas las estimaciones de tareas en una información sólida o en conjeturas?

• Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene el costo en el proyecto? ¿Quién debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario?

• Tiempo disponible: Si se está trabajando teniendo presente una fecha límite conocida, ¿se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad?

• Resultados: ¿Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de otros participantes? Si se deben hacer concesiones en el resultado, ¿están de acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de hacer las concesiones en primer lugar?

Estos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un proyecto complejo. El éxito del proyecto depende en último término de la identificación de suposiciones y de la realización de planes alternativos de seguridad, así como de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado.

Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo que es más importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la fórmula duración = trabajo / esfuerzo de recurso, donde:

Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada.

Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea.

Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.

Por ejemplo:

Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas).

El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8 horas).

El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores).

La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas). La comprensión de esta fórmula es importante para saber en qué forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la programación del proyecto.

Normalmente, la Administración de proyectos está compuesta por tres fases:

Planificación del proyecto y creación de una programación: es la fase más importante. Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos, la asignación de los mismos. Todas las fases posteriores del proyecto se basan directamente en la información que se les proporciona cuando se planifica el proyecto.

Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado una planificación, y concluye cuando el proyecto está terminado. La administración de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programación para que refleje los cambios que se hayan producido a lo largo del desarrollo del proyecto.

Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica la información del proyecto a los clientes, al personal y a la administración. Una de las ventajas de usar Microsoft Project es la posibilidad de crear informes atractivos. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes, a fin de que muestren la información deseada en un formato conveniente para el usuario.