Los elementos a evaluar son:

· La ubicación de la ruta crítica
· La fecha de fin del proyecto
· El modo en que las tareas están vinculadas utilizando dependencias de tareas
· Las tareas que no tienen dependencias y que, por tanto, comienzan al principio de la programación
· Las tareas que no siguen un orden lógico
· Los recursos que podrían estar asignados a tareas que no les corresponden
· Las tareas que no tienen recursos asignados
· El costo del proyecto
· El nivel de trabajo de los recursos

Comprobar las fechas de comienzo y fin del proyecto

Puede revisar la información más importante del proyecto, por ejemplo, la fecha de fin, para comprobar si el proyecto va a cumplir las previsiones tal como está programado.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el menú Archivo, haga clic en Propiedades y, a continuación, haga clic en la ficha Personalizar.

Se muestran las fechas de comienzo y fin del proyecto, los totales de trabajo y costo del mismo y los porcentajes completados de las tareas y del trabajo.

Identificar la ruta crítica

La ruta crítica es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que un proyecto finalice conforme a la programación. La mayoría de las tareas de un proyecto normal presentan alguna demora y, por tanto, se pueden retrasar ligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 Haga clic en el Asistente para diagramas de Gantt.

3 Siga las instrucciones del Asistente para dar formato a las tareas de ruta crítica.

Buscar márgenes de demora en la programación

Al analizar las tareas de la programación, puede buscar el margen de demora; es decir, el tiempo que una tarea puede retrasarse sin que se demoren otras.

También puede buscar márgenes de demora total, es decir, el tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar a la fecha de fin del proyecto.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Más vistas.

2 En la lista Vistas, haga clic en Gantt detallado y luego elija Aplicar.

La demora de una tarea aparece gráficamente en forma de barras de demora finas, contigua a las barras de Gantt normales.

3 Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver los campos Demora permisible y Margen de demora total.

Las delimitaciones de tareas pueden ayudarle a crear una programación más exacta, modificando el momento en el que las tareas han de realizarse con relación a las fechas.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el menú Ver, señale Tabla y elija Más tablas.

3 En la lista Tablas, haga clic en Fechas de delimitación y, a continuación, elija Aplicar.

4 Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver los campos Tipo de delimitación y Fecha de delimitación.

5 En cada tarea cuya delimitación no sea la predeterminada, Lo antes posible, observe las tareas predecesoras y sucesoras en el Diagrama de Gantt para determinar si la delimitación es necesaria.

Comprobar si las tareas tienen más o menos trabajo del planeado

Si administra las asignaciones de recursos del proyecto, es necesario que se asegúrese que todos los recursos completan las tareas en el tiempo programado.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Trabajo.

3 Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver el campo Línea de base.

4 Compare los valores de los campos Trabajo y Línea de base.

Para ver la variación entre el trabajo previsto y el real, consulte el valor del campo Variación.

Utilizar un análisis hipotético para analizar la programación

1 En el menú Ver, señale Herramientas y elija Análisis PERT.

2 Haga clic en Hoja de entradas PERT en la barra de herramientas Análisis PERT.

3 Para cada tarea, escriba las duraciones optimistas, pesimistas y esperadas en los campos Dur. optimista, Dur. esperada y Dur. pesimista.

Si no desea que se calcule una de las duraciones de tarea, escriba la misma duración en los tres campos.

4 Haga clic en Calcular PERT para calcular las duraciones estimadas.

Project calculará una duración estimada única en función de la media de los tres valores de duración.

Analizar costos con la tabla valor acumulado

Cuando desee comparar el progreso esperado con el progreso real hasta la fecha para las tareas que tengan recursos asignados, utilice la tabla Valor acumulado.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el menú Ver, señale Tabla y, a continuación, elija Más tablas.

3 En la lista Tablas, haga clic en Valor acumulado y, a continuación, elija Aplicar.

4 Arrastre la barra de división hacia la derecha para mostrar todos los campos de la tabla Valor acumulado

Mostrar líneas de progreso en un proyecto

Si desea crear una representación visual del progreso del proyecto, podrá mostrar líneas de progreso en el Diagrama de Gantt.

· Los picos( o extremos) dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo programado.
· Los picos dirigidos hacia la derecha para indicar el trabajo que va por delante de la programación.
· La distancia entre el pico y la línea vertical representa el grado de adelanto o retraso de la tarea con respecto a la programación en la fecha de progreso.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Líneas de progreso.

3 Haga clic en la ficha Fechas e intervalos.

4 Active la casilla de verificación Mostrar siempre la línea de progreso actual.

5 Para mostrar la fecha de estado del proyecto, haga clic en la fecha de estado del proyecto.

Para mostrar el progreso en la fecha actual, haga clic en la fecha actual.

Mostrar líneas de progreso en intervalos regulares en un diagrama de Gantt

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Líneas de progreso.

3 Haga clic en la ficha Fechas e intervalos.

4 Active la casilla de verificación Mostrar líneas de progreso a intervalos repetitivos.

5 Haga clic en Diariamente, Semanalmente o Mensualmente para especificar el intervalo de tiempo del que desea mostrar líneas de progreso.

La opción que elija determinará si se muestran las opciones Diariamente, Semanalmente o Mensualmente.

Puede especificar el momento en el que un recurso asignado trabajará en una tarea. Por ejemplo, puede escalonar los momentos en que varios recursos comienzan a trabajar en la misma tarea retrasando la hora de comienzo de uno o varios recursos.

Cuando retrase la hora de comienzo de la asignación de un recurso, Microsoft Project vuelve a calcular la fecha de comienzo y el tiempo de trabajo del recurso en esa tarea.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas.

2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee cambiar.

3 Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, haga clic en la ficha General.

3 En los cuadros Comienzo o Fin, escriba la fecha en la que desee que el recurso comience o finalice.

LINEA BASE DEL PROYECTO

Puede utilizar la línea de base para comparar el plan original con el curso real del proyecto. Podrá ver qué tareas comenzaron antes o después de lo planeado, las que rebasaron el presupuesto original, las que llevaron más tiempo del planeado, etcétera.

1 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Guardar línea de base.

2 Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para guardar la parte de la programación que desee.

VISTAS

1. El Diagrama de Gantt es la vista que utilizará con más frecuencia para ver, escribir y modificar información básica de tareas y dependencias entre tareas. También podrá ver cómo suceden tareas a lo largo del tiempo.

2. Utilice la vista Calendario para controlar cuándo suceden las tareas.

· Aplicar filtros para mostrar la categoría de tareas que desee.·

· Cambiar la escala temporal para que muestre semanas o meses.·

· Utilizar numerosas opciones de formato para cambiar barras, texto y títulos..

· Aplicar sombreado a los días que define como período no laborable.

3. Hoja de recursos: La vista Hoja de recursos muestra información acerca de cada uno de los recursos (como las tasas de pago, el número de horas de trabajo asignadas y los costos previstos y reales) en un formato semejante al de una hoja de cálculo.

4. Utilice la vista Diagrama PERT para ver un diagrama de flujo del proyecto. Cada cuadro (o nodo) representa una tarea del proyecto. Las flechas que conectan los cuadros muestran las dependencias entre tareas.

5. Utilice la vista Gráfico de recursos para ver si los recursos están sobre asignados, a qué nivel de capacidad están trabajando y cuánto cuestan. La vista Gráfico de recursos muestra, mediante un gráfico de escala temporal fácil de interpretar, información de los recursos del proyecto en función de la categoría que seleccione.

6. Utilice la vista Uso de recursos para trabajar con información de recursos y tareas conjuntamente. Puede mostrar la cantidad de trabajo de cada recurso, realizar cambios y ver el efecto inmediatamente.

7. Utilice la vista Uso de tareas para trabajar con información de tareas y recursos conjuntamente. Por ejemplo, una tarea con una duración programada de 1 semana tiene un trabajo estimado de 20 horas. Esta vista muestra cuándo se realizarán esas 20 horas de trabajo a lo largo de la semana.