Optimizar el plan  

A continuación se citan algunas formas de reducir la programación:

· Dividir las tareas de la ruta crítica en tareas más pequeñas que se puedan realizar simultáneamente.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 Identifique la ruta crítica.
3 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea situada debajo de la que desea cambiar y haga clic en Nueva tarea en el menú Insertar.
4 En el campo Nombre de tarea, seleccione las nuevas tareas y aplique sangría para convertirlas en subtareas de la tarea original.

Estas nuevas tareas se crean desvinculadas para que empiecen en la fecha de comienzo de la tarea de resumen.

5 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea predecesora y las subtareas que deben completarse secuencialmente para que el trabajo progrese.

Estas subtareas se encontrarán en la ruta crítica.

6. Haga clic en Vincular tareas

Reducir las duraciones de las tareas que se encuentran en la ruta crítica.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En el campo Duración, escriba una nueva duración para la tarea.

Nota Si hay recursos asignados a la tarea, la reducción de la duración puede ocasionar sobre asignaciones de recursos en las tareas de trabajo fijo. En este caso, reduzca la cantidad de trabajo de la tarea y no la duración.

Superponer tareas que se encuentran en la ruta crítica de modo que se puedan realizar al mismo tiempo.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee y haga clic en Información de la tarea.
3 Haga clic en la ficha Predecesoras.
4 En el campo Pos (posposición), escriba el tiempo de adelanto o el tiempo de posposición que desee, en forma de duración o de porcentaje de la duración de la tarea predecesora.

Asignar recursos extra a las tareas de la ruta crítica .

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea y, a continuación, haga clic en Asignar recursos.
3 En el campo Nombre, escriba el nombre del recurso o seleccione un recurso existente.

Reducir la cantidad de trabajo asignado a las tareas de la ruta crítica

1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas.
2 En el campo Trabajo, reduzca la cantidad total de trabajo de la tarea que desea reducir.

Asignar horas extra a recursos específicos que estén asignados a las tareas de la ruta crítica

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En el menú Ventana, haga clic en Dividir.
3 Haga clic en la vista Formulario de tareas de la sección inferior.
4 En el menú Formato, señale Detalles y, a continuación, haga clic en Trabajo del recurso.
5 En la sección superior, seleccione la tarea de la ruta crítica a la que desee asignar horas extra.
6 En la sección inferior, escriba el número de horas extra para cada recurso en el campo Trab h extra (trabajo de horas extra.

La definición de la prioridad de tarea controla la redistribución, que permite controlar el orden en el que Microsoft Project retrasa las tareas con recursos sobre asignados.

Para ello, asigne una prioridad mayor a aquellas tareas que no desea redistribuir antes que otras tareas que comparten el recurso sobre asignado.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea cuya prioridad desea cambiar y, a continuación, haga clic en Información de la tarea.
3 Haga clic en la ficha General y, a continuación, elija una prioridad en el cuadro Prioridad.

Si no desea que Microsoft Project retrase esta tarea al realizar la redistribución, haga clic en No redistribuir en el cuadro Prioridad.

Resolver sobreasignaciones de recursos automáticamente

Microsoft Project permite resolver automáticamente las sobre asignaciones de recursos mediante la redistribución.

La redistribución consiste simplemente en retrasar o dividir determinadas tareas o asignaciones de la programación hasta que los recursos asignados a ellas dejen de estar sobre asignados.

1 En el menú Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos.
2 Haga clic en Manual para redistribuir los recursos sólo cuando elija el botón Redistribuir ahora.
3 En el cuadro Buscar sobre asignaciones con el criterio, haga clic en el período de tiempo que desee utilizar para reconocer las sobre asignaciones.

La redistribución sólo se producirá si un recurso está programado para realizar más trabajo del que realmente puede realizar en el período especificado.

4 En Ámbito de la redistribución de, seleccione si desea redistribuir todo el proyecto o solamente las tareas comprendidas en un período de tiempo específico.
5 En el cuadro Orden, haga clic en uno de los siguientes tipos de ordenación:

Escribir la duración real de una tarea

Si sabe el número de días que se ha estado trabajando en una tarea y si está progresando según lo planeado, puede controlar el progreso escribiendo la duración del trabajo que ha realizado en la tarea.

1 Seleccione la tarea para la que desea indicar la duración real.
2 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar tareas.
3 En el cuadro Duración real, escriba la duración real de la tarea.

Sugerencia Si cree que la tarea va a finalizar antes o después de lo programado originalmente, puede indicar un nuevo valor en el cuadro Duración restante.

Actualizar el trabajo real diariamente

Puede realizar un seguimiento del trabajo real utilizando los campos de fase temporal de Microsoft Project. Este método puede resultar útil para mantener el proyecto actualizado diaria o semanalmente, puesto que podrá escribir información de un día concreto en la programación.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas.
2 En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Trabajo.
3 Arrastre la barra de división para ver el campo Real.
4 En el campo Trabajo real, escriba el valor del trabajo actualizado y la abreviatura de la duración del trabajo real de cada recurso asignado.

Escribir el trabajo total real realizado por un recurso

Si programa las tareas en función de la disponibilidad de los recursos, controle el progreso de las mismas mediante la actualización del trabajo completado de una tarea. Si utiliza este tipo de actualización, podrá controlar el trabajo que realiza cada uno de los recursos.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas.
2 En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Trabajo.
3 Arrastre la barra de división para ver el campo Real.
4 En el campo Trabajo real, escriba el valor del trabajo actualizado y la abreviatura de la duración del trabajo real de cada recurso asignado.

Actualizar las fechas de comienzo y de fin reales de las tareas

Al administrar un proyecto, es importante controlar si las tareas comienzan o finalizan a tiempo. Las tareas que comienzan o finalizan tarde pueden desorganizar la programación al retrasar las fechas de comienzo o de fin de las tareas relacionadas

1 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desea actualizar.
2 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar tareas.
3 En Estado real, escriba las fechas en los cuadros Comienzo y Fin.

Actualizar el trabajo completado en una tarea

Si programa las tareas en función de la disponibilidad de los recursos, controle el progreso de las mismas mediante la actualización del trabajo completado de una tarea. Si utiliza este tipo de actualización, podrá controlar el trabajo que realiza cada uno de los recursos.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas.
2 En el menú Ver, señale Tabla y, después, elija Seguimiento.
3 Arrastre la barra de división para ver el campo Trabajo real.
4 En el campo Trabajo real, escriba el valor del trabajo actualizado y la abreviatura de la duración del recurso asignado bajo la tarea para la que desea actualizar el valor del trabajo real.

Actualizar los costos reales de una asignación de recurso

Microsoft Project actualiza automáticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa, según el método de acumulación que haya configurado. Primero debe desactivar la actualización automática de los costos reales y luego, si desea indicar un costo real propio para una asignación de recurso, podrá hacerlo cuando el tiempo restante de trabajo sea cero.

1 En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Cálculo.
2 Desactive la casilla de verificación Microsoft Project siempre calcula los costos reales.
3 Haga clic en Aceptar.
4 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas.
5 En el menú Ver, señale Tabla y, después, elija Seguimiento.
6 Arrastre la barra de división para ver el campo Costo real.
7 En el campo Costo real, escriba los costos reales de las asignaciones cuyos costos desea actualizar.

Reprogramar el trabajo sin completar para que comience en la fecha actual

Si desea asegurarse de que ningún trabajo está programado para fechas pasadas, puede reprogramar el trabajo no completado para que comience en la fecha actual en las tareas seleccionadas o en todo el proyecto. Esto puede ser útil si el proyecto va retrasado con respecto a lo programado y desea que refleje con precisión la cantidad de trabajo que aún es necesario realizar para completarlo.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee reprogramar.

Si desea reprogramar todo el trabajo restante del proyecto, no seleccione ninguna tarea.

2 En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar proyecto.
3 Haga clic en Reprogramar trabajo restante desde y, a continuación, escriba la fecha a partir de la cual desea reprogramar todo el trabajo restante.
5 Para reprogramar todo el proyecto, haga clic en Proyecto completo.

Para reprogramar solamente las tareas seleccionadas, haga clic en Tareas seleccionadas.

Insertar una división entre el trabajo real y el trabajo restante

Microsoft Project inserta una división automática entre el trabajo real y el trabajo restante de una tarea. De forma predeterminada, la división es invisible en el Diagrama de Gantt puesto que no hay ninguna interrupción entre el trabajo real y el trabajo restante.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En la parte del diagrama de la vista, coloque el puntero sobre la parte incompleta de la tarea que desea dividir.
3 Arrastre la barra de tareas hacia la derecha para dividir la tarea de forma que una parte de la misma comience más tarde.